ISO 37002 Sistemas de Gestión de Denuncias de Irregularidades: la nueva norma global sobre denuncia de irregularidades en organizaciones

ISO 37002 es la norma para los sistemas de gestión de denuncias de irregularidades que actualmente está desarrollando la International Organization for Standardization (ISO, por sus siglas en inglés). La finalización de la norma internacional está prevista para fines de 2021. La necesidad de una norma dedicada a los sistemas de gestión de denuncias de irregularidades es clara: tener un sistema de denuncia de irregularidades no es suficiente para hacer un seguimiento de sus códigos de ética. Los factores de éxito para las denuncias de irregularidades a nivel de empresa consisten en ganarse la confianza de las personas que tienen algo para decir. La norma ISO es un paso muy importante en el acuerdo de una norma en común sobre cómo generar esta confianza. Los elementos importantes son la seguridad de los datos, garantizar un diálogo anónimo con el denunciante, y la protección del denunciante para quienes hacen denuncias en forma abierta. Este artículo analiza los antecedentes, el alcance y el valor añadido de la nueva norma para los sistemas de gestión de denuncias de irregularidades ISO 37002.

¿De qué se trata la nueva norma global sobre Sistemas de Gestión de Denuncias de Irregularidades ISO 37002?

ISO 37002 proporcionará “pautas para implementar, gestionar, evaluar, mantener y mejorar un sistema de gestión sólido y efectivo dentro de una organización para las denuncias de irregularidades”. La norma internacional no será específica para sectores y será apta para organizaciones de todos los tamaños, desde pymes hasta multinacionales. Sobre la base de los principios de confianza, imparcialidad y protección, ISO 37002 tiene por objeto guiar a las organizaciones en la gestión del ciclo completo de la denuncia de irregularidades:

• Identificación y denuncia de inquietudes sobre hechos ilícitos
• Evaluación de inquietudes por hechos ilícitos
• Medios para abordar las inquietudes por hechos ilícitos
• Cierre de casos de denuncias de irregularidades

La nueva norma ISO sobre sistemas de gestión de denuncias de irregularidades proporcionará orientación práctica a las organizaciones respecto de una amplia variedad de aspectos de la gestión de las denuncias de irregularidades; ISO 37002 es una norma de pautas. No especifica requisitos sino que proporciona orientación sobre los sistemas de gestión de denuncias de irregularidades y prácticas recomendadas. Las finalidades de la nueva norma son:

• Brindar orientación a las organizaciones para implementar marcos de denuncia de irregularidades coherentes que generen un entorno de protección y para denunciar con confianza los hechos ilícitos, abordando así las inquietudes de manera rápida y apropiada;
• Ayudar a generar confían<za entre una organización y sus partes interesadas, incluido el personal;
• Responder a las inquietudes sobre las denuncias de hechos ilícitos y su tratamiento en vista de la cantidad cada vez mayor de casos denunciados públicamente;
• Apoyar la buena gobernanza y la transparencia. La intención es que ISO 37002 se utilice como un documento independiente. A la vez, la norma propuesta podría usarse en conjunto con otras normas, por ejemplo, sobre gobernanza organizacional y lucha contra la corrupción, cumplimiento y otros sistemas de gestión.
• Guiar a las organizaciones para promover una cultura de la transparencia, en la que las personas tengan confianza para denunciar inquietudes sobre hechos ilícitos.

¿Por qué la denuncia de irregularidades dentro de las organizaciones se ha convertido en una parte evidente e importante de la estructura de cumplimiento?

La decisión de desarrollar una norma internacional para los sistemas de gestión de denuncias de irregularidades llega en un momento favorable. En los últimos años, las agencias de noticias cubrieron diversas historias sobre exposiciones de hechos ilícitos, como el MeToo y Cambridge Analytica. El público general apoyó a las personas que hicieron las denuncias. Una cantidad cada vez mayor de organizaciones escucharon el llamamiento a una mayor transparencia y reconocieron el  importante papel de los denunciantes en la prevención y detección de hechos ilícitos a nivel de empresa. La denuncia de irregularidades ha cobrado impulso. Las conclusiones del Estudio de Clientes de 2018 de WhistleB reflejan esta visión más favorable sobre la denuncia de irregularidades:

1. Los clientes reciben significativamente más denuncias de irregularidades

En promedio, las organizaciones recibieron un mensaje por cada 400 empleados por año, una cifra que se duplicó respecto de la encuesta del año pasado. Es probable que este desarrollo esté impulsado por el cambio de actitud hacia los denunciantes, y también por el hecho de que más organizaciones están abriendo sus sistemas a partes externas (vea al punto 4 a continuación).

2. Las denuncias proporcionan información valiosa, pero el anonimato es un factor de éxito fundamental

Los clientes informaron que muchos mensajes de denunciantes condujeron a investigaciones e indicaron que los mensajes de denunciantes les permiten actuar contra la conducta indebida de manera temprana. Sin embargo, la opción de denunciar de manera anónima, junto con la seguridad de datos más estricta, es esencial; aproximadamente la mitad de los mensajes llevaron a una diálogo anónimo.

3. Las irregularidades financieras y el abuso relacionado con el lugar de trabajo son los hechos más denunciados

Casi la mitad de todas las denuncias recibidas por los encuestados se trataron de fraude económico e irregularidades de la misma índole. Sin embargo, los problemas de abuso relacionado con el lugar de trabajo también han aumentado durante el último año.

4. Es más probable que se invite a partes externas a hacer denuncias

Si bien los empleados continúan siendo la principal fuente de mensajes de denuncias de irregularidades, los proveedores, clientes y otras partes son cada vez más alentados a denunciar. Atribuimos este hecho a que las organizaciones están viendo la denuncia de irregularidades cada vez más como una parte proactiva de su trabajo de ética empresarial

5. Predominan las denuncias en línea

Nuestros clientes reciben el 90 % de sus denuncias a través del canal en línea. Esto se debe a la omnipresencia de los dispositivos inteligentes, la facilidad con la que pueden adjuntarse materiales de prueba a denuncias realizadas a través de la web y los requisitos más estrictos sobre gestión de la información personal.

Denuncia de irregularidades dentro de una organización: un fenómeno global

La Comisión Europea tomó una medida significativa en 2018 cuando propuso una nueva ley para fortalecer la protección de los denunciantes en la UE. Su lógica es que los escándalos provocados por la falta de transparencia demuestran que los denunciantes pueden tener un papel importante en el descubrimiento de actividades que perjudican el “interés público y el bienestar de los ciudadanos y la sociedad”. La propuesta incluye la obligación para las organizaciones de implementar canales seguros para las denuncias internas. Las empresas de más de 50 empleados o con un volumen de negocios anual de más de 10 millones de euros deberán crear un procedimiento interno para gestionar los informes de los denunciantes de irregularidades. Todos los gobiernos estatales y regionales y los municipios con más de 10 000 habitantes también estarán cubiertos por la nueva propuesta.

En los últimos años, varios organismos europeos hicieron un llamamiento a la protección de los denunciantes. Entre otros ejemplos se pueden mencionar la Recomendación del Comité de Ministros a los Estados miembros sobre la protección de los denunciantes de irregularidades de 2014 del Consejo de Europa y la Resolución sobre las medidas legítimas para la protección de los denunciantes de irregularidades que actúan en áreas del interés público de 2017 del Parlamento Europeo. Estas iniciativas han influido en los legisladores en una cantidad cada vez mayor de países que implementan leyes nuevas o revisadas con el objeto de proteger a los denunciantes; algunos ejemplos son el Proyecto de ley de 2017 para la modificación de las leyes del Tesoro de Australia (Mejora de las protecciones de los denunciantes), la Ley N.^o 179/2017 de Italia y la Ley Sapin II de Francia.

Diversas organizaciones han abordado el tema de la denuncia de irregularidades durante muchos años. Ya a principios de este siglo, la Organización para la Cooperación y Desarrollo Económico (OCDE) abordó la importancia de mejorar la conducta ética, concentrándose cada vez más en la protección del denunciante.

Asimismo, la Iniciativa de Reporte Global (GRI, por sus siglas en inglés) aborda desde hace mucho tiempo la denuncia de irregularidades dentro de las empresas como parte de los estándares globales de la GRI para los informes de sustentabilidad. El  Contenido G4-58 (Contenido sobre ética e integridad) fue reemplazado por los Estándares GRI en octubre de 2016 y ahora es el Contenido 102-17 (Mecanismos de asesoramiento y preocupaciones éticas) en el estándar GRI 102: Contenidos Generales 2016. En su texto sobre cómo las organizaciones pueden proporcionar medios para que las partes interesadas busquen asesoramiento sobre comportamiento ético y lícito, e integridad de la organización, o para denunciar inquietudes sobre estos temas, el Contenido 102-17 indica lo siguiente:

La organización informante debe presentar la siguiente información:

Descripción de los mecanismos internos y externos para:

1. solicitar asesoramiento sobre la conducta ética y jurídica y sobre la integridad de la organización;
2. informar preocupaciones relacionadas con conductas no éticas o ilegales y con la integridad de la organización.

Incentivadas por los escándalos de corrupción, las organizaciones sectoriales introdujeron o actualizaron sus propias normas que abordan la denuncia de irregularidades. Entre los ejemplos se pueden mencionar la nueva norma 16949:2016 de la International Automotive Task Force (IATF), que por primera vez incluye una política de escalación de asuntos relacionados con la ética (denuncias de irregularidades) en una norma de calidad automotriz y la Revisión de Protecciones de Denunciantes de los Bancos Australianos encargada por la Asociación de Banqueros Australianos.

¿Qué incluirá la norma ISO 37002 para sistemas de gestión de denuncias de irregularidades?

ISO 37002 estará estructurada como una Estructura de Alto Nivel (HLS, por sus siglas en inglés). La HLS es un conjunto de 10 cláusulas que deben usar todas las normas de sistemas de gestión ISO a fin de garantizar la coherencia y mayor integración entre sistemas de diferentes disciplinas. El enfoque de la HLS involucra una redacción precisa. Por ejemplo, el debate sobre la redacción de la norma ISO 37002 está en curso, dado que la pauta incluirá términos y definiciones genéricos de los sistemas de gestión, junto con términos específicos de la disciplina.

Las organizaciones que no han adoptado normas de sistemas de gestión podrán adoptar ISO 37002 como una orientación independiente dentro de su organización. Las organizaciones podrán elegir ampliar el alcance del sistema de gestión de denuncias de irregularidades para que incluya las denuncias de fuera de la organización.

WG3 indica que intenta proporcionar un marco para establecer un sistema de denuncias de irregularidades dentro de la organización claro y sólido. WG3 reconoce que crear un entorno de protección donde las personas puedan denunciar con confianza las inquietudes es fundamental para la prevención efectiva de hechos ilícitos y para su tratamiento. ISO 37002 aborda la necesidad de que las organizaciones protejan a los denunciantes y a otras personas que puedan estar afectadas como resultado de la denuncia del hecho ilícito. Las represalias se mencionan como un riesgo específico de la denuncia de irregularidades. Este enfoque proporciona una indicación de lo que WG3 entiende de la complicación de establecer y manejar una infraestructura efectiva de denuncia de irregularidades dentro de una organización, sin limitarse al punto de vista del empleador, sino también reconociendo la perspectiva particular del denunciante.

¿Por qué la denuncia de irregularidades dentro de una organización es tan importante?

En 2017, la Comisión Europea publicó el informe “Estimación de los beneficios económicos de proteger a los denunciantes en la contratación pública”. El informe indica que existe un fuerte fundamento económico para la protección del denunciante. En todos los países estudiados, se determinó que los potenciales beneficios de la recuperación de fondos públicos malversados superan los costes de establecer y mantener dichos sistemas solo en el área de las contrataciones públicas.

Según el Informe a las Naciones de 2018: Estudio Global sobre el Abuso y el Fraude Ocupacional de la Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), cada año las organizaciones pierden en promedio el 5 % de sus ingresos anuales por causa del fraude. Un sistema seguro de denuncia de irregularidades es la solución óptima para prevenir hechos ilícitos; el mismo informe indica que las pérdidas por fraude fueron un 50 % menores en organizaciones con líneas directas para la denuncia de irregularidades que en aquellas que no contaban con este canal de denuncia.

La denuncia de irregularidades suele percibirse como un riesgo para las juntas, comités, directores y para la reputación de la organización. Pero cuando se cuenta con una infraestructura sólida de denuncia de irregularidades, dichas denuncias ofrecen la oportunidad de comprender mejor y manejar la cultura, lo que permite resolver las‎ irregularidades de manera interna, antes de que se vuelvan incontrolables de manera externa.

Si bien existe una serie de puntos de referencia actuales y útiles disponibles, actualmente no hay una única norma reconocida internacionalmente sobre la denuncia de irregularidades. La documentación existente se concentra mayormente en las obligaciones legales y en lo que los gobiernos deberían hacer en términos de legislación sobre denuncia de irregularidades. Si bien esto es importante, no es adecuado ni factible para permitir que las organizaciones comprendan los principios de la denuncia de irregularidades y cómo implementar políticas y procedimientos de manera efectiva.

Es probable que las pautas de ISO 37002 Sistemas de Gestión de Denuncias de Irregularidades sean la norma global futura para la denuncia de irregularidades dentro de una organización. Teniendo en cuenta el complejo margen de maniobra de la organización proporcionado por el marco legal actual con respecto a la denuncia de irregularidades y temas relacionados, como la protección de datos, la publicación de pautas prácticas son un desarrollo bien recibido. Las organizaciones pueden prepararse para las pautas futuras mapeando la estructura de denuncia de irregularidades con la que cuentan actualmente.

La finalización de la norma ISO 37002 Sistemas de Gestión de Denuncias de Irregularidades está prevista para fines de 2021.

En WhistleB defendemos desde hace mucho tiempo la protección del denunciante. Consideramos firmemente que cuando las organizaciones son transparentes y ofrecen maneras seguras de denunciar los hechos ilícitos sin riesgos de represalias, son más exitosas en el largo plazo. Nuestros clientes se benefician con la experiencia de WhistleB en el establecimiento y mantenimiento de una estructura sólida para la denuncia de irregularidades. Para obtener más información sobre la norma ISO 37002 Sistemas de Gestión de Denuncias de Irregularidades y la gestión de denuncias de irregularidades dentro de una organización en general, comuníquese con jan.stappers@whistleb.com.