¿Cómo consigue la solución de denuncias WhistleB cumplir con la Directiva Europea de Protección al Denunciante?
El sistema WhistleB cumple con todos los requisitos de la Directiva Europea de Protección al Denunciante (en adelante, “la Directiva”), ayudando a las empresas a reducir el riesgo de incumplimiento. Garantizamos absoluta confidencialidad y seguridad, respuesta inmediata, gestión diligente de los casos, privacidad desde el diseño y por defecto, y mucho más.
Además, el equipo de WhistleB se encarga de efectuar el correspondiente seguimiento de la normativa nacional para asegurarse de que cumple con la Directiva y de que dicha directiva se incorpora a la legislación nacional, puesto que las leyes evolucionan con el tiempo.
Las organizaciones deberán tener en cuenta los siguientes requisitos mínimos de la Directiva. Por supuesto, WhistleB te ayudará a cumplirlos todos:
1. Obligaciones de la Directiva: Se deberá habilitar un canal para la recepción de informes del denunciante. Es necesario que este canal esté diseñado, configurado y gestionado de manera segura para así poder garantizar la confidencialidad de datos del denunciante o de cualquier tercero mencionado en el informe, y para evitar el acceso a personal no autorizado. Dichos canales deberán permitir que la denuncia se realice de forma oral y/o escrita, por teléfono o a través de cualquier otro sistema que use mensajes de voz, y siempre previa solicitud del denunciante.
La solución de denuncias WhistleB permite mantener la confidencialidad de datos del denunciante o de cualquier tercera parte a lo largo de todo el proceso. Gracias a su funcionalidad técnica, nuestro sistema garantiza el total anonimato del denunciante durante las etapas de notificación y seguimiento. Todas las comunicaciones están cifradas de extremo a extremo tanto en tránsito como en almacenamiento. Es más, la autenticación multifactor garantiza el acceso seguro a la herramienta de gestión de casos, de modo que solo individuos autorizados puedan acceder a los informes.
2. Obligaciones de la Directiva: Se deberá hacer acuse de recibo al denunciante por el informe presentado en un plazo nunca superior a siete días a contar a partir de la fecha de envío.
El sistema WhistleB permite proporcionar feedback al denunciante sobre el estado de su informe en los sietes días posteriores a su presentación. Del mismo modo, envía una notificación al responsable asignado cuando recibe un nuevo informe de denuncia.
3. Obligaciones de la Directiva: Se designará a una persona o departamento imparcial para realizar el seguimiento de los informes, mantener la necesaria comunicación, pedir información o documentación adicional y dar feedback al denunciante.
La herramienta de gestión de casos WhistleB está diseñada para garantizar que los usuarios gestionan los casos conforme a la Directiva: desde la oferta de servicio hasta la recepción, investigación, cierre, archivo y borrado del caso.
4. Obligaciones de la Directiva: Se deberá llevar y mantener un registro de todos los informes recibidos cada día, con arreglo a los consabidos requisitos de confidencialidad.
El sistema WhistleB incluye un historial de usuario y actividad para así conservar un registro seguro de todas las etapas de la gestión del caso.
5. Obligaciones de la Directiva: Deberá realizarse un seguimiento diligente del informe por parte de la persona o departamento designado, incluidos informes anónimos, cuando así lo disponga la normativa nacional.
La herramienta de gestión de casos presente dentro del sistema WhistleB proporciona una serie de instrumentos de seguimiento seguro con el objetivo de cumplir con estos requisitos. Permite asignar casos a diferentes equipos para su procesamiento, y los distintos miembros del equipo pueden mantener conversaciones seguras con toda tranquilidad dentro del sistema. También podrás añadir al equipo especialistas externos (por ejemplo, investigadores profesionales o abogados) caso por caso. Además, el Centro de Recursos WhistleB te proporcionará siempre información relevante sobre los requisitos legales nacionales relativos al seguimiento.
6. Obligaciones de la Directiva: Se deberá aplicar un plazo razonable a la hora de proporcionar feedback al denunciante sobre el seguimiento de su informe, dentro de los tres meses posteriores al acuse de recibo.
El sistema WhistleB permite proporcionar feedback al denunciante sobre el proceso de investigación durante estos tres meses. Se aplicará el mismo criterio en el caso de denunciantes anónimos.
7. Obligaciones de la Directiva: El procesamiento de todos los datos personales deberá realizarse de acuerdo con el RGPD.
El sistema WhistleB permite a los usuarios cumplir con los requisitos del RGPD para el tratamiento de datos personales y para la protección de dichos datos desde el diseño y por defecto. El sistema está fuertemente encriptado, y toda la información se almacena en servidores seguros situados en territorio de la UE. Solo podrán acceder a estos datos aquellos individuos designados por el propio cliente.
Para obtener más información sobre cómo cumple el sistema WhistleB con la Directiva Europea de Protección al Denunciante, reserva tu demo gratuita aquí. O si lo prefieres, ponte directamente en contacto con nosotros.
