Asesoramiento sobre denuncias para consejos de administración

Con la aprobaci´ón de una ley de protección al denunciante de semejante alcance y calado, que va a afectar a numerosas empresas en toda Europa, últimamente hemos notado que las organizaciones nos piden cada vez más orientación sobre denuncias para sus consejos. ¿Cuáles son sus obligaciones legales? ¿Qué nivel de implicación deberían mostrar los consejeros? ¿Qué exigencias puede plantear el consejo a su equipo directivo en relación con los sistemas de denuncia?  Como miembro del consejo, es tu cometido velar por una gestión responsable y sólida. Da igual si estás más interesado en la mitigación de riesgos, el cumplimiento normativo, la ética empresarial, la transparencia o la lucha contra la corrupción; el servicio de denuncias siempre será una herramienta tremendamente valiosa para tu negocio. A continuación, te ofrecemos nuestras principales recomendaciones sobre denuncias para consejos de administración.

«La implementación de un sistema de denuncias debería ser un paso sencillo que toda empresa responsable debería dar. Además, contribuye a un bien común mayor. Las consecuencias nefastas son del todo innecesarias, especialmente cuando existen medios para evitarlas y para ayudar a directores y consejeros a ser más previsores». Gunilla Hadders, cofundadora de WhistleB. Cita extraída del Manual WhistleB 2020. 

1. Recuerda que la protección al denunciante pronto se convertirá en una cuestión de obligado cumplimiento

Para finales de 2021, todas las organizaciones en Europa, que cuenten con 50 empleados o más, deberán cumplir con la versión local de la Directiva Europea de Protección al Denunciante. En este artículo no vamos a profundizar en los requisitos legales al respecto. De manera que, si te interesa este tema en particular, te invitamos a que visites nuestro Centro de recursos sobre Protección al Denunciante. Sin embargo, sí destacaremos tres aspectos imprescindibles que los consejos de administración necesitarán tener en cuenta en todo momento:

• Las empresas afectadas están obligadas por ley a implementar un canal de notificación seguro, lo que conlleva mantener la identidad del denunciante en el anonimato. 
• El sistema deberá cumplir igualmente con el RGPD europeo.
• Las empresas afectadas también necesitarán designar personal competente para la gestión adecuada del servicio y establecer procesos específicos, incluidos tiempos de respuesta y feedback para el propio denunciante.

Como miembro del consejo, deberías asegurarte de que tu equipo directivo ya tiene esta nueva legislación en la pantalla de su radar.

2. Sopesa si debes incluir a un miembro del consejo en el equipo de denuncias

El equipo responsable de las irregularidades admite a trámite, procesa y realiza el seguimiento de los informes recibidos a través del sistema. En las empresas que ya disponen de una solución de denuncias, lo normal es que el equipo proporcione al consejo tanto los datos con los resultados acumulados extraídos del sistema como otras informaciones sobre asuntos de mayor gravedad. Sin embargo, nuestro trabajo diario de cara al cliente nos demuestra que hay cada vez más representantes del consejo en el equipo gestor de denuncias. Dada la responsabilidad del consejo sobre el control de riesgos, cumplimiento normativo, transparencia y equidad, creemos que se trata de un aspecto muy positivo para cualquier organización. Como miembros del equipo que tiene el papel específico de supervisar el sistema de denuncias, los consejeros podrán acceder a un tipo de información que, de otro modo, difícilmente llegaría a la sala de juntas.

3. Pide a tu equipo de denuncias que te informe regularmente sobre parámetros clave

La monitorizaci´ón de las notificaciones recibidas a través del sistema te proporcionará, como miembro del consejo, información crucial para el negocio. A la vez, posibilitará una importante revisión a la salud de tu empresa. A tal fin, si ningún consejero forma parte del equipo de denuncias, deberás solicitar a dicho equipo informes regulares sobre:

• El número de notificaciones recibidas a través del sistema
• Si están justificadas o no
• Los tipos de irregularidades que más se suelen denunciar
• El estado de las investigaciones (en proceso y completadas)
• Los resultados de las investigaciones

Dichos informes podrían incluirse, por ejemplo, como parte de una comunicación trimestral al consejo.

4. Intenta recopilar opiniones y experiencias valiosas en las que fundamentar tu gestión 

Día a día somos testigos de una clara tendencia: los consejeros cada vez desempeñan un papel más activo en el análisis de los informes de denuncia. La solución de denuncias debería aportar a los miembros del consejo un aprendizaje constante y valiosos conocimientos sobre las siguientes cuestiones:

• ¿Qué implica el número de casos?
• ¿Cumplen la mayoría de los trabajadores con el código de conducta de la empresa?
• ¿Ha hecho la empresa lo suficiente para definir y comunicar con claridad su política respecto de aquellos temas denunciados con mayor frecuencia?
• ¿Los informes indican que algún departamento, unidad o región dentro de la compañía presenta un elevado riesgo de incurrir en falta leve o grave?
• ¿Dichos informes han detectado algún punto débil en parte del sistema de control interno? ¿Cómo va a abordarse este tema?

Con esta información, los consejeros y otros directivos podrán poner el foco allí donde realmente sea necesario, por cuanto respecta a medidas para reforzar la ética empresarial.

5. Revisa el procedimiento de escalado de las denuncias

Ningún asunto que requiera de potencial investigación deberá jamás diluirse por entre las grietas de la burocracia en tu organización. En este caso, los miembros del consejo se asegurarán de que los informes llegan y se gestionan debidamente por el bien de la compañía. Este es el procedimiento de escalado que recomendamos a nuestros clientes:

• Si se acusa a algún integrante del equipo de denuncias, esta persona deberá ser excluida inmediatamente de toda investigación.
• Si quien resulta señalado es tu CEO, informa al Presidente del Consejo.
• Si las acusaciones se dirigen contra el Presidente, informa a otros miembros del consejo o al propietario, según proceda.

6. Considera contratar un sistema digital para dotar a tu consejo de mejores herramientas para la denuncia

«Un sistema de denuncias digital reduce de forma significativa los riesgos de brechas de seguridad en la información. Es más, dichos riesgos se minimizan porque, durante todo el proceso de gestión, los datos de los casos quedan registrados en la solución de denuncias digital, en vez de en el ordenador o buzón de entrada particular de algún usuario». Cita extraída del Manual WhistleB 2020.

Sin duda, el modo más seguro y efectivo de que los consejeros obtengan todos los conocimientos necesarios para supervisar como corresponde su organización es mediante un sistema de denuncias digital. El sistema en versión digital ofrece una mayor transparencia. Se puede registrar TODO: cada informe presentado, cada acción tomada en el caso, quién accede y lleva a cabo la investigación… No es posible ocultar ni borrar NADA. Esto genera una gran confianza en el sistema, y es algo que los canales no digitales no pueden ofertar.

Incluso aunque los datos personales estén protegidos, los servicios de denuncia digital pueden ofrecer estadísticas actualizadas para facilitar un análisis, por ejemplo, de tendencias, tipos de faltas, vacíos legales, áreas de riesgo elevado y demás. 

Finalmente, estos sistemas de denuncia digital pueden ofrecer a los consejos de administración la tranquilidad de estar al día con el cumplimiento de la legalidad vigente. Hay siempre un riesgo considerable de no cumplimiento dado el rigurosísimo marco jurídico actual. Por ello, es posible integrar y configurar la interpretación de leyes y reglamentos complejos como prácticas recomendadas dentro de las soluciones de denuncia digital. Así, estos canales ayudan a minimizar los riesgos de incumplimiento legal e impiden la divulgación de información.

Entonces, ¿cuál es el siguiente paso a dar ahora?

«Asegúrate de que tus clientes quedan satisfechos y minimiza al máximo los riesgos en tu negocio; aprovecha cada oportunidad para dejar claro que te tomas muy en serio la ética empresarial y que animas a tu personal a denunciar cualquier tipo de irregularidad sin temor a posibles represalias». Karin Henriksson, cofundadora de WhistleB. Cita extraída del Manual WhistleB 2020.

Esperamos que nuestras recomendaciones sobre gestión de denuncias para consejeros ya te hayan dado algunas ideas que aplicar a tu caso concreto. Recuerda incluir de manera regular el tema denuncias en la agenda de tu consejo y, sobre todo, no olvides insistir a tu equipo directivo sobre la urgencia de ponerse al día con respecto a la nueva legislación europea. 

Contacto:

Gunilla Hadders, coautora y asesora sénior en WhistleB, Whistleblowing Centre
+46  70 214 88 73, gunilla.hadders@whistleb.com