3. Kerndienstleistungen vergleichen
Sobald Sie eine Liste mit potenziellen Anbietern erstellt haben, müssen Sie sich die angebotenen Dienstleistungen und die Unterschiede zwischen ihnen genauer ansehen. Schauen Sie sich die Service-Übersichten auf der jeweiligen Website an, um einen schnellen Vergleich zu bekommen.
Was ist der Unterschied?
Im Großen und Ganzen dienen alle „Whistleblowing-Hotlines“, „Speak-up-Hotlines“ und „Ethik-Helplines“ demselben Zweck: den Austausch von sensiblen Informationen zwischen einer Person (in der Regel einem Mitarbeiter) und einer Organisation zu erleichtern. Sobald Sie jedoch beginnen, sich mit den Details zu befassen, werden Sie eine Reihe wichtiger Unterschiede zwischen den Anbietern finden, die den Erfolg Ihres Programms beeinflussen werden.
Meldekanäle
Erkundigen Sie sich nach den Meldekanälen, die jeder Anbieter anbietet, und suchen Sie nach Einzelheiten zu den Whistleblowing-Verfahren und deren Verwaltung. Zum Beispiel könnte „telefonische Meldung“ Voice-Messaging, Live-Call-Bearbeitung in nur einer Sprache, mehrsprachige Live-Call-Bearbeitung oder eine Kombination dieser Möglichkeiten bedeuten.
Versuchen Sie auch herauszufinden, ob die Aufnahmekanäle nur für Ihr Unternehmen bestimmt sind oder von Ihnen und anderen Kunden gemeinsam genutzt werden (z.B. eine Telefonnummer und/oder ein Web-Meldeformular, das von allen Kunden gemeinsam genutzt wird).
Gemeinsame Meldekanäle können ein Datenschutzrisiko darstellen und erfordern eine genauere Untersuchung. Entdecken Sie alle Details zu unserer Whistleblower-Hotline und unseren Meldeservices.
Vorgehensweise
Achten Sie auf Hinweise darauf, wie der Anbieter den Meldeprozess angeht, und überlegen Sie, ob er Ihren Anforderungen entspricht. Ihr übergeordnetes Ziel kann zum Beispiel sein, Ihren Mitarbeitern Vertrauen und Sicherheit zu geben, einen Vorfall zu melden. Wenn das der Fall ist, sollten Sie Anbietern mit einer Reihe von Meldeoptionen, anonymen Meldeprozessen und Kanälen, die speziell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind, den Vorzug geben.
Prozess
Die Standardprozesse der Anbieter werden sich wahrscheinlich auch leicht unterscheiden – sowohl in der Art und Weise, wie die Berichte erfasst und verarbeitet werden, als auch in der Art und Weise, wie sie mit Ihrer Organisation geteilt werden.
Achten Sie auf Details zu diesen beiden Punkten. Sie werden auch feststellen, dass einige Anbieter Ihnen erlauben, Elemente dieser Prozesse anzupassen, während andere einem starreren Verfahren folgen.
Sicherheit und Datenschutz
Sicherheitszertifikate können die Sicherheit der Lösung eines Anbieters bestätigen, aber prüfen Sie genau, worauf sie sich beziehen (z.B. auf das Unternehmen, auf den Prozess oder die Software, das dem Standard entspricht?)
Informieren Sie sich unbedingt darüber, wie Ihre Daten verarbeitet werden und wo sie gespeichert werden. Befindet sich das Rechenzentrum in einem Land, das die strengsten Gesetze und Vorschriften zur Datensicherheit und zum Datenschutz einhält?
Technologie
Die Technologie hinter dem Meldeprozess und der Software für das Vorfallmanagement wird sich von Anbieter zu Anbieter unterscheiden. Versuchen Sie herauszufinden, ob die Technologie die von Ihnen benötigten Schlüsselfunktionen, angemessene Sicherheitskontrollen und Benutzerfreundlichkeit bietet. Sie können einen genaueren Blick auf die angebotenen Systeme werfen, indem Sie eine Demoversion beim Anbieter anfordern.
Hotline-Demoversion anfordern Zusätzliche Dienstleistungen
Die Suche nach einem Anbieter, der alle Ihre Anforderungen an eine Compliance-Lösung erfüllen kann, kann mittel- bis langfristig sinnvoll sein – insbesondere, wenn Ihr Hotline-Programm ein erster Schritt in der Entwicklung eines umfassenderen Risiko- und Compliance-Programms ist.
Fragen Sie auch jeden Anbieter, ob er Benchmarking-Daten zur Verfügung stellen kann, um Ihre Hotline mit anderen Organisationen in Ihrer Region oder Branche zu vergleichen. Zu wissen, wie Ihre Hotline im Vergleich zu anderen Unternehmen abschneidet, ist ein wichtiger Schritt, um einen erfolgreichen Meldeprozess zu gewährleisten.