Wie Sie einen Whistleblower-Hotline-Anbieter auswählen

Sie suchen einen Whistleblower-Hotline-Anbieter und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? In unserem Leitfaden haben wir die besten Tipps zusammengestellt, die Ihnen bei der Auswahl eines Whistleblowing-Services für Ihr Unternehmen helfen. Hier finden Sie nützliche Informationen, die Ihnen helfen, die richtige Entscheidung zu treffen.

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Es gibt viele Whistleblower-Hotline-Anbieter – wo soll ich anfangen?

 

Wenn Sie recherchiert haben, warum Whistleblowing wichtig ist, und beschlossen haben, ein internes Meldesystem (oder eine Whistleblowing-Hotline) zu implementieren, ist es wahrscheinlich, dass Ihr nächster Schritt darin besteht, Unternehmen zu identifizieren, die den von Ihnen gewünschten Service bieten können. Um auf Anhieb die richtige Wahl zu treffen, ist es wichtig zu wissen, worauf Sie achten müssen, bevor Sie eine Demoversion anfordern oder mit einem potenziellen Anbieter sprechen.

Dieser kurze Leitfaden enthält Tipps, die helfen sollen, Ihre Anforderungen besser zu verstehen, sowie potenzielle Anbieter zu identifizieren und zu bewerten.

Alle Whistleblower-Hotline-Anbieter sind gleich – oder etwa nicht?

 

Wie bei jeder geschäftlichen Dienstleistung oder jedem System, das Sie noch nie zuvor erworben haben, werden viele Lösungen wahrscheinlich ähnlich aussehen. Aber auf hohem Niveau können erhebliche Unterschiede bestehen.

Während zum Beispiel ein Compliance- Dienstleister eine Reihe von Möglichkeiten der Meldungsabgabe anbietet (eine bewährte Methode, um mehr Anliegen Ihrer Mitarbeiter zu erfassen), bieten andere Anbieter vielleicht nur eine oder zwei an.

Auch die Sicherheits- und Datenschutzstandards können variieren. Tools, die Ihnen bei der Verwaltung und Untersuchung von Fällen helfen, fehlen manchmal völlig oder können bis hin zu Enterprise-Niveau reichen.

1. Definieren Sie, wonach Sie suchen

 

Der offensichtliche Ausgangspunkt ist, den Bedarf Ihrer Organisation zu definieren.

Da Sie diesen Leitfaden lesen, wissen Sie wahrscheinlich bereits, nach welcher Art von Lösung Sie suchen. Aber es lohnt sich immer, Ihre Hauptanforderungen gleich zu Beginn zu überdenken.

Sie müssen in diesem Stadium noch keine detaillierte Bedarfsliste erstellen, aber Sie sollten in der Lage sein, das Problem, das Sie zu lösen versuchen, und die grundlegenden Funktionen, die Ihr Service beinhalten sollte, klar zu formulieren.

Zum Beispiel:

 

  • Versuchen Sie, eine gesetzliche oder regulatorische Anforderung zu erfüllen? Möchten Sie Erkenntnisse über jede Art von Fehlverhalten gewinnen oder nur über bestimmte Bereiche wie Betrug oder Diskriminierung und Belästigung?
  • Wenn Sie eine internationale Präsenz haben, möchten Sie einen mehrsprachigen Service, der in Echtzeit in mehr als einer Zeitzone zugänglich ist? Welche Melde-Kanäle sind wahrscheinlich am bequemsten und relevantesten für Ihre gesamte Belegschaft?
  • Haben Sie eine bestehende Methode zur Verwaltung und Verarbeitung von Berichten, oder wird dies Teil der Anforderung sein?

 

Wenn Sie sich im Vorfeld Gedanken über Ihre Anforderungen machen, ist es einfacher, potenzielle Anbieter in einem frühen Stadium des Prozesses ein- oder auszuschließen. Als Teil dieses Prozesses sollten Sie eine Liste von Fragen vorbereiten, die Sie potenziellen Anbietern stellen können. Diese können darauf abzielen, die Prozesse, Ansätze und Sicherheitsmaßnahmen des Anbieters zu erkunden. Gleichzeitig können Sie so herausfinden, ob die Lösung in Zukunft skalierbar ist (zusammen mit Ihren sich entwickelnden Anforderungen).

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2. Suchen Sie nach seriösen Whistleblowing-Hotline-Anbietern

 

Wenn Sie sich für die Funktionen entschieden haben, die Ihre Lösung benötigen könnte, ist es an der Zeit, den Markt zu erforschen. Sie können eine Reihe von Ansätzen verwenden, um mögliche Anbieter zu identifizieren. Hier sind ein paar aufgelistet.

Empfehlungen von Kollegen (Mundpropaganda)

Wie bei jeder wichtigen Kaufentscheidung ist ein guter Ausgangspunkt, mit Leuten zu sprechen, die kürzlich einen ähnlichen Kauf getätigt haben. Dies kann bei einem Nischenprodukt wie einem Whistleblowing-Service eine Herausforderung sein, aber Ihr professionelles Netzwerk kann sich als unbezahlbar erweisen.

Fragen Sie ehemalige Kollegen, Manager und Bekannte aus der Branche, ob sie Anbieter für die Art von Dienstleistung, die Sie suchen, empfehlen können. Auch wenn diese nicht kürzlich einen Anbieter beauftragt haben, gibt es vielleicht einen ähnlichen Service, den sie in ihrem Unternehmen nutzen. Finden Sie heraus, welcher Anbieter genutzt wird und fragen Sie nach Informationen über Anbieter und Dienstleistung.

Selbst wenn Sie keinen Wert darauf legen, möglicherweise sehr subjektives Feedback zu erhalten, erhalten Sie auf diesem Weg schnell die Namen einiger seriöser Anbieter.

Networking und Veranstaltungen

Fach- und Branchenveranstaltungen (sowohl virtuell als auch persönlich) können eine gute Möglichkeit sein, Kontakte zu knüpfen und mit sich ändernden Compliance-Anforderungen Schritt zu halten. Nutzen Sie diese Gelegenheiten, um die Herausforderungen Ihres Unternehmens zu diskutieren. Es ist mehr als wahrscheinlich, dass Sie Leute finden, die mit ähnlichen Problemen konfrontiert sind.

Denken Sie in diesem Fall daran, zu fragen, ob ihre Lösung ihren ursprünglichen Bedarf erfüllt hat (und ob sie es beim nächsten Mal anders machen würden). Wenn Sie keine Kontakte finden können, die mit vergleichbaren Herausforderungen konfrontiert waren, bitten Sie ihre Kontakte darum, Ihnen Kolleginnen und Kollegen zu nennen, die vielleicht helfen können.
Whistleblowing-Systeme sind in den letzten Jahren alltäglich geworden – insbesondere bei mittleren und großen

Unternehmen aus praktisch allen Branchen und in regulierten Industrien – so dass Sie wahrscheinlich einige nützliche Erkenntnisse aus Ihrem eigenen Umfeld gewinnen können.

Online ist der Ausgangspunkt für die Mehrzahl der B2B-Käufe (Forrester, 2017).

Bevor Sie jedoch beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Suchbegriffe (oder „Keywords“) kennen, die am ehesten die gesuchten Informationen liefern.

Wenn Sie zum Beispiel nur nach einem ausgelagerten Whistleblowing-Service suchen, werden Sie wahrscheinlich relevante Ergebnisse erhalten, wenn Sie die Begriffe „Whistleblower Hotline“, „Compliance Service“ oder „Speak up“ in Verbindung mit „Anbieter“, „Service“ oder „Lösung“ verwenden.

Wenn Sie einen Anbieter suchen, der auch ein Software-Element anbietet (um die Protokollierung und Verarbeitung Ihrer Berichte zu unterstützen), werden Sie feststellen, dass die obigen Begriffe in Verbindung mit „Vorfallmanagement“, „Fall-Management“ oder „Software“ relevantere Ergebnisse liefern.

Die unterschiedlichen Begriffe werden oft verwendet, um einen Anbieter hinsichtlich seines Ansatzes oder seiner Philosophie von einem anderen zu unterscheiden, auch wenn die konkurrierenden Dienste ähnliche Tools, Software und Ergebnisse verwenden.

 

3. Kerndienstleistungen vergleichen 

 

Sobald Sie eine Liste mit potenziellen Anbietern erstellt haben, müssen Sie sich die angebotenen Dienstleistungen und die Unterschiede zwischen ihnen genauer ansehen. Schauen Sie sich die Service-Übersichten auf der jeweiligen Website an, um einen schnellen Vergleich zu bekommen.

 

Was ist der Unterschied?

Im Großen und Ganzen dienen alle „Whistleblowing-Hotlines“, „Speak-up-Hotlines“ und „Ethik-Helplines“ demselben Zweck: den Austausch von sensiblen Informationen zwischen einer Person (in der Regel einem Mitarbeiter) und einer Organisation zu erleichtern. Sobald Sie jedoch beginnen, sich mit den Details zu befassen, werden Sie eine Reihe wichtiger Unterschiede zwischen den Anbietern finden, die den Erfolg Ihres Programms beeinflussen werden.

Meldekanäle

Erkundigen Sie sich nach den Meldekanälen, die jeder Anbieter anbietet, und suchen Sie nach Einzelheiten zu den Whistleblowing-Verfahren und deren Verwaltung. Zum Beispiel könnte „telefonische Meldung“ Voice-Messaging, Live-Call-Bearbeitung in nur einer Sprache, mehrsprachige Live-Call-Bearbeitung oder eine Kombination dieser Möglichkeiten bedeuten.

Versuchen Sie auch herauszufinden, ob die Aufnahmekanäle nur für Ihr Unternehmen bestimmt sind oder von Ihnen und anderen Kunden gemeinsam genutzt werden (z.B. eine Telefonnummer und/oder ein Web-Meldeformular, das von allen Kunden gemeinsam genutzt wird).

Gemeinsame Meldekanäle können ein Datenschutzrisiko darstellen und erfordern eine genauere Untersuchung. Entdecken Sie alle Details zu unserer Whistleblower-Hotline und unseren Meldeservices.

Vorgehensweise

Achten Sie auf Hinweise darauf, wie der Anbieter den Meldeprozess angeht, und überlegen Sie, ob er Ihren Anforderungen entspricht. Ihr übergeordnetes Ziel kann zum Beispiel sein, Ihren Mitarbeitern Vertrauen und Sicherheit zu geben, einen Vorfall zu melden. Wenn das der Fall ist, sollten Sie Anbietern mit einer Reihe von Meldeoptionen, anonymen Meldeprozessen und Kanälen, die speziell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind, den Vorzug geben.

Prozess

Die Standardprozesse der Anbieter werden sich wahrscheinlich auch leicht unterscheiden – sowohl in der Art und Weise, wie die Berichte erfasst und verarbeitet werden, als auch in der Art und Weise, wie sie mit Ihrer Organisation geteilt werden.

Achten Sie auf Details zu diesen beiden Punkten. Sie werden auch feststellen, dass einige Anbieter Ihnen erlauben, Elemente dieser Prozesse anzupassen, während andere einem starreren Verfahren folgen.

Sicherheit und Datenschutz

Sicherheitszertifikate können die Sicherheit der Lösung eines Anbieters bestätigen, aber prüfen Sie genau, worauf sie sich beziehen (z.B. auf das Unternehmen, auf den Prozess oder die Software, das dem Standard entspricht?)

Informieren Sie sich unbedingt darüber, wie Ihre Daten verarbeitet werden und wo sie gespeichert werden. Befindet sich das Rechenzentrum in einem Land, das die strengsten Gesetze und Vorschriften zur Datensicherheit und zum Datenschutz einhält?

Technologie

Die Technologie hinter dem Meldeprozess und der Software für das Vorfallmanagement wird sich von Anbieter zu Anbieter unterscheiden. Versuchen Sie herauszufinden, ob die Technologie die von Ihnen benötigten Schlüsselfunktionen, angemessene Sicherheitskontrollen und Benutzerfreundlichkeit bietet. Sie können einen genaueren Blick auf die angebotenen Systeme werfen, indem Sie eine Demoversion beim Anbieter anfordern.

Hotline-Demoversion anfordern Zusätzliche Dienstleistungen

Die Suche nach einem Anbieter, der alle Ihre Anforderungen an eine Compliance-Lösung erfüllen kann, kann mittel- bis langfristig sinnvoll sein – insbesondere, wenn Ihr Hotline-Programm ein erster Schritt in der Entwicklung eines umfassenderen Risiko- und Compliance-Programms ist.

Fragen Sie auch jeden Anbieter, ob er Benchmarking-Daten zur Verfügung stellen kann, um Ihre Hotline mit anderen Organisationen in Ihrer Region oder Branche zu vergleichen. Zu wissen, wie Ihre Hotline im Vergleich zu anderen Unternehmen abschneidet, ist ein wichtiger Schritt, um einen erfolgreichen Meldeprozess zu gewährleisten.

 

 

Nächste Schritte

Sobald Sie Ihre Auswahlliste zusammengestellt haben, sind Sie bereit, bei Anbietern anzufragen, Details, Produktdemonstrationen und Preise bereitzustellen.

Unser Whistleblowing-System genießt das Vertrauen von tausenden Unternehmen weltweit. Erfahren Sie, warum uns mehr Organisationen bei ihrem Whistleblowing-Service vertrauen als jedem anderen Anbieter.