Sie möchten ein internes Whistleblowing-System (auch Whistleblowing-Hotline oder Hinweisgebersystem genannt) in Ihrem Unternehmen einrichten? Nun fragen Sie sich allerdings, wie Sie genau den Anbieter für Whistleblowing-Hotlines finden, der für Sie die beste Lösung bereitstellen kann.
Gegebenenfalls haben Sie sogar bereits mehrere Unternehmen in Ihrer engeren Auswahl, die Ihnen den gewünschten Whistleblowing-Service anbieten könnten. Natürlich möchten Sie gleich beim ersten Mal die richtige Wahl treffen. Es ist deshalb wichtig, dass Ihnen klar ist, was Sie bedenken sollten, bevor Sie sich Verkaufspräsentationen und Demos ansehen.
Dieser kurze Leitfaden kann Ihnen dabei helfen, den passenden Anbieter von Whistleblowing-Hotlines für Ihr Unternehmen auszuwählen.
Kurz gesagt, nein. Der Teufel steckt im Detail. Zwischen verschiedenen Whistleblowing-Systemen bestehen erhebliche Unterschiede, selbst bei den Lösungen auf hohem Niveau.
Es kann beispielsweise verschiedene Normen, Sicherheitsmaßnahmen oder aber auch Unterschiede im Datenschutz geben.
Einige Anbieter bieten eine ganze Reihe von Möglichkeiten für die Übermittlung von Whistleblowing-Meldungen an, während es bei anderen nur ein oder zwei sein können.
Es ist ein guter Anfang, wenn Sie bereits einen bestimmten Anbieter von Whistleblowing-Hotlines ins Auge gefasst haben. Mit mehr als einem Anbieter zu sprechen, bringt Ihnen jedoch einige Vorteile. Dies erhöht nicht nur Ihre Chancen, die passende Lösung für Ihre Bedürfnisse im Whistleblowing zu erwerben, Sie lernen so auch unterschiedliche Sichtweisen kennen, die Ihnen helfen, eine fundierte Kaufentscheidung zu treffen.
Ihnen ist nun klar, welche Funktionen entscheidend für das Whistleblowing-System Ihres Unternehmens sind? In diesem Fall können Sie beginnen, sich auf dem Markt umzusehen und eine Liste mit geeigneten Anbietern von Whistleblowing-Hotlines zu erstellen. Bei der Auswahl können Sie beispielsweise folgendermaßen vorgehen:
Empfehlungen
Sprechen Sie mit Personen, die kürzlich ein Whistleblowing-System erworben haben.
Tauschen Sie sich mit früheren Kolleginnen und Kollegen oder Führungskräften aus, die vielleicht bereits einen Anbieter von Whistleblowing-Hotlines haben, den sie empfehlen können.
So werden Sie sehr schnell die Namen von beliebten und renommierten Anbietern von Whistleblowing-Hotlines erfahren.
Auf Fachveranstaltungen und Branchenevents können Sie Kontakte knüpfen – es ist sehr wahrscheinlich, dass andere vor den gleichen Herausforderungen standen, als sie nach einem Anbieter von Whistleblowing-Hotlines gesucht haben.
Fragen Sie die Personen, die Sie treffen, ob der Anbieter ihrer Whistleblowing-Hotline ihre Bedürfnisse erfüllen konnte, oder bitten Sie darum, Ihnen den Verantwortlichen im Unternehmen vorzustellen, der sich damit befasst hat.
Verwenden Sie bei der Suche die richtigen Schlüsselbegriffe. Wenn Sie lediglich nach einem outgesourcten Whistleblowing-Service suchen, geben Sie beispielsweise die folgenden Begriffe ein:
„Whistleblowing-Hotline“, „Ethik-Hotline“, „Compliance-Hotline“ oder „Hinweis-Hotline“ in Kombination mit „Anbieter“, „Service“, „Lösung“ oder „Software“.
Wenn Sie nach einem Anbieter von Whistleblowing-Hotlines suchen, der zudem eine Software anbietet, nutzen Sie bei der Suche die oben genannten Begriffe in Verbindung mit Begriffen wie:
„Incident-Management“, „Fallbearbeitung“ oder „Lösung“
Lösungen, die als „Helplines“ oder „Beratungshotlines“ bezeichnet werden, vermitteln den Eindruck, dass den hinweisgebenden Personen rechtliche Beratung durch qualifizierte Fachleute zur Verfügung steht. Fragen Sie im Vorfeld nach, ob dies der Fall ist, damit keine Missverständnisse entstehen.
Nachdem Sie eine Liste potenzieller Anbieter von Whistleblowing-Hotlines zusammengestellt haben, beschäftigen Sie sich näher mit den jeweiligen Angeboten und deren Unterschieden. Das geht am schnellsten, indem Sie auf der Website des Anbieters die Seiten ansehen, auf denen das Angebot vorgestellt wird.
Wo liegt der Unterschied?
Im Allgemeinen wird mit allen „Whistleblowing-Hotlines“, „Hinweis-Hotlines“ und „Ethik-Helplines“ das gleiche Ziel verfolgt: die Weitergabe sensibler Informationen zwischen Einzelpersonen und Mitarbeitenden zu erleichtern.
Es ist sinnvoll, sich im Detail mit dem Thema zu beschäftigen, da es wichtige Unterschiede gibt, die Einfluss auf den Erfolg Ihres Whistleblowing-Programms haben. Dies umfasst u. a. Folgendes:
Meldekanäle und deren Verwaltung, die Herangehensweise, das Verfahren, die Sicherheit sowie den Datenschutz, die Technologie und zusätzliche oder ergänzende Dienstleistungen.
Meldekanäle
Informieren Sie sich zu den Meldekanälen, die von den jeweiligen Anbietern von Whistleblowing-Hotlines bereitgestellt werden, und fragen Sie nach, wie diese verwaltet werden.
Bringen Sie in Erfahrung, ob der Empfangskanal für die Meldungen ausschließlich für Ihr Unternehmen genutzt oder auch für andere verwendet wird (z. B. eine Telefonnummer wird von allen Kundinnen und Kunden gemeinsam genutzt oder Ähnliches).
Kanäle, die von verschiedenen Gruppen genutzt werden, bergen Datenschutzrisiken und erfordern eine eingehendere Untersuchung!
Entdecken Sie unsere Lösungen für die Meldung von Missständen.
Versuchen Sie herauszufinden, wie der Meldeprozess bei dem Anbieter abläuft und ob dies Ihre Anforderungen erfüllt.
Wenn Sie möchten, dass Ihre Beschäftigten sich sicher fühlen und Vertrauen haben, werden Sie beispielsweise Anbietern von Whistleblowing-Systemen den Vorrang geben, die eine Reihe von Möglichkeiten zur Meldung von Missständen anbieten.
Sehen Sie sich an, wie sich die einzelnen Anbieter hinsichtlich der Erfassung und Verarbeitung der Meldungen sowie deren Weiterleitung an die Unternehmen unterscheiden.
Bei einigen Anbietern können Sie Teile des Prozesses anpassen, während andere starr ein bestimmtes Verfahren befolgen.
Anerkannte Zertifizierungen geben Sicherheit bei der Wahl des Anbieters der Whistleblowing-Hotline. Achten Sie jedoch darauf, worauf sich diese beziehen. Bezieht sich die Zertifizierung auf:
das Unternehmen, einen Prozess oder einen Teil der Software, die den Normen entspricht?
Erfahren Sie, wie wir Daten schützen.
Finden Sie unbedingt heraus, wie und wo Ihre Daten verarbeitet und gespeichert werden, und ob Sie damit die Anforderungen der Gesetze und Richtlinien erfüllen, die für Ihr Unternehmen gelten, z. B. die DSGVO.
Bei den Technologien, die während des Meldeprozesses und für die Incident-Management-Software genutzt werden, gibt es ebenfalls Unterschiede zwischen den einzelnen Anbietern von Whistleblowing-Hotlines.
Erkundigen Sie sich, ob die Technologie benutzerfreundlich ist, die wichtigsten Funktionen bietet, die Sie benötigen, und eine angemessene Kontrolle der Sicherheit ermöglicht.
Neben Anbietern, die Whistleblowing-Hotlines bzw. Whistleblowing-Services zur Verfügung stellen, gibt es auch ergänzende Dienstleistungen wie:
Online-Schulungen für Beschäftigte, Fallbearbeitungssoftware, Richtlinien- und Verfahrensmanagement.
Diese können mittel- bis langfristig sehr nützlich sein, wenn die Whistleblowing-Hotline der erste Schritt bei der Erarbeitung eines umfassenden Risiko- und Compliance-Programms ist.
Wir bei NAVEX sind davon überzeugt, dass der Kundenservice im Mittelpunkt jedes großartigen Unternehmens steht. Unser Ziel ist es, mit der WhistleB-Hotline ein Online-System für das Whistleblowing bereitzustellen, das branchenführende Sicherheit bietet sowie erschwinglich und benutzerfreundlich ist.
Unsere Mission ist es, Ihre Interessen als Arbeitgeber zu wahren und gleichzeitig Ihre Beschäftigten zu unterstützen. Mit WhistleB von NAVEX haben wir dies umgesetzt, da wir damit einen professionellen, flexiblen und unparteiischen externen Whistleblowing-Service anbieten, der die wechselnden Anforderungen in Ihrem Unternehmen erfüllt.
Über 10.000 Unternehmen weltweit vertrauen auf die Whistleblowing-Hotline und die Lösungen für das Meldewesen von NAVEX.