Zu diesen Anforderungen – und deren Unterstützung durch unser System – gehören:
1. Sichere Kanäle für die Entgegennahme von Meldungen und Gewährleistung der Vertraulichkeit
Die durchgehend verschlüsselte Kommunikation von NAVEX WhistleB gewährleistet die Anonymität von Hinweisgebern und schützt die Identität aller Beteiligten.
2. Zeitnahe Empfangsbestätigung
Durch eine sichere Kommunikation und klare nächste Schritte können Unternehmen Hinweisgebern innerhalb von sieben Tagen nach Erhalt der Meldung eine Empfangsbestätigung geben – und ein Verständnis für die folgenden Schritte bekommen.
3. Unparteiische Nachverfolgung und Kommunikation
Nach Erhalt einer Meldung können die Benutzer die Fälle mit dem Fallmanagement-Tool von NAVEX WhistleB nachverfolgen.
4. Vollständige und vertrauliche Protokollierung
NAVEX WhistleB enthält Ereignis- und Benutzerprotokolle, die eine sichere Dokumentation während der gesamten Fallbearbeitung und -untersuchung gewährleisten.
5. Sorgfältige Nachverfolgung der Meldungen
Unser Ressourcencenter stellt Informationen zu den gesetzlichen Bestimmungen in den verschiedenen Ländern bereit und leitet Unternehmen bei der Einhaltung von Berichtsstandards an. Sie können auch automatische Fristerinnerungen für Fallmanager einrichten.
6. Geregelte Rückmeldungen für Hinweisgeber
NAVEX WhistleB ermöglicht eine Rückmeldung an den Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung.
7. Zugang zu Informationen über externe Berichte
Nach der Bestätigung durch die Gesetze der einzelnen Länder bietet das NAVEX WhistleB Ressourcencenter aktuelle, klare Informationen zu externen Berichtsverfahren.
8. DSGVO-konforme Verarbeitung
Das verschlüsselte System von NAVEX WhistleB, die sichere Speicherung von EU-Daten und der kontrollierte Zugriff gewährleisten die Einhaltung der Anforderungen der DSGVO für den Umgang mit personenbezogenen Daten.