Eckpunkte zur Kommunikation mit Whistleblowern
Während des gesamten Whistleblowing-Verfahren sollten Sie bei der Kommunikation mit Hinweisgebern die folgenden Eckpunkte beachten:
1) Machen Sie die Kommunikation hinweisgeberzentriert
Versetzen Sie sich kurz in die Lage einer Whistleblowerin oder eines Whistleblowers. Sie sind vielleicht verärgert, haben Angst und zweifeln, ob ihr Bericht ernst genommen wird. Achten Sie deshalb auf einen einfühlsamen Ton und drücken Sie Ihre Wertschätzung für die Bereitschaft von Whistleblowern aus, sich zu melden. Sagen Sie ihnen, was die nächsten Schritte in diesem Fall sein werden und wann mit einem Update zu rechnen ist (in einigen Ländern kann dies mit einem gesetzlich vorgeschriebenen Zeitrahmen verbunden sein).
2) Schützen Sie die Vertraulichkeit
Jeder namentlich genannte Whistleblower vertraut darauf, dass seine Identität während des Berichts- und Untersuchungsprozesses vertraulich behandelt wird. Das bedeutet, dass der Name eines Hinweisgebers nur denjenigen mitgeteilt wird, die ihn wissen müssen.
Alle an der Bearbeitung eines Berichts beteiligten Parteien sollten diese Vertraulichkeitsanforderung verstehen. Es ist wichtig, alle an einem Bericht Beteiligten, einschließlich des Whistleblowers, darüber zu informieren, dass Namen und Einzelheiten der Angelegenheit streng vertraulich behandelt werden müssen. Dieses Vertrauen zu brechen kann der Integrität der Untersuchung ernsthaft schaden und einen Verstoß gegen Datenschutzgesetze bedeuten.
3. Regelmäßige Updates bereitstellen
Whistleblower, die darüber im Dunkeln gelassen werden, was mit ihrem Bericht geschieht, könnten ängstlich werden. Eine solche Unsicherheit bei Hinweisgebern kann zu erheblichem Stress führen, und Arbeitgeber sollten Maßnahmen ergreifen, um dies zu minimieren.
Um dem entgegenzuwirken, sollten Unternehmen in regelmäßigen Abständen mit den berichtenden Mitarbeitern kommunizieren. Software zur Verwaltung von Vorfällen wie unser EthicsPoint Incident Management System enthält eine eingebaute “Erinnerungsfunktion” – eine Aufgabenverwaltungsfunktion, die dazu beiträgt, dass die Ermittler nie einen Folgetermin verpassen. Beachten Sie, dass Ihr Unternehmen in dieser Hinsicht je nach Standort oder Branche gesetzlich vorgeschriebenen Fristen unterliegen kann.
4) Stellen Sie sicher, dass anonyme Berichterstatter die Notwendigkeit von Rückfragen verstehen
Anonyme Whistleblower müssen sich ihrer Verantwortung für die Nachbereitung ihres Erstberichts bewusst sein, insbesondere in der ersten Woche – und verstehen, warum das wichtig ist. Wenn die Ermittler mehr Informationen benötigen, um einen Fall voranzubringen, und diese nicht erhalten können, kann die Gelegenheit, ein ernstes Problem anzugehen, vertan werden.
Sie können dazu beitragen, die Bereitschaft zum Beantworten von Rückfragen zu etablieren, bevor jemand einen Vorfall meldet, indem Sie dies zu einem Teil Ihrer Ethik- und Compliance-Schulung und Ihrer Sensibilisierungsbemühungen machen. Allerdings sollte die Notwendigkeit für Rückfragen auch in allen anonymen Meldekanälen kommuniziert werden, und zwar durch Mitteilungen in der Benutzeroberfläche für Hinweisgeber.
5) Kontaktinformationen für Ermittler/Fallmanager bereitstellen
Unabhängig davon, ob ein Hinweisgeber sich dafür entscheidet, anonym zu bleiben, stellen viele Organisation den Namen und die Kontaktinformationen des Ermittlers und/oder des für den Fall zuständigen Managers zur Verfügung. Diese Informationen bieten eine persönliche Note und helfen Hinweisgebern zu versichern, dass jemand für die Untersuchung und die Leitung des Falles verantwortlich ist.
6. Interaktionen des Teams mit den Hinweisgebern eng koordinieren
Stellen Sie sicher, dass alle Teams, die mit Hinweisgebern interagieren könnten – einschließlich Management, Compliance, Rechtsabteilung und Personalabteilung – einheitlich vorgehen. Eine schlechte Koordination könnte den Hinweisgebern widersprüchliche Botschaften oder Informationen vermitteln, den Ermittlungsprozess untergraben oder zum Scheitern bringen und das Vertrauen verspielen. Darüber hinaus muss unbedingt sichergestellt werden, dass die Ermittler die Fristen und Erwartungen einhalten, zu denen sie sich verpflichtet haben.
7) Erwägen Sie die Verwendung (einiger) standardisierter Nachrichten für die Kommunikation mit Hinweisgebern
Während sie etwas weniger persönlich wirken können, kann eine standardisierte Kommunikation mit Hinweisgebern wertvolle Zeit für die Ermittler sparen.
Unternehmen, die diesen Ansatz verfolgen, erstellen in der Regel Nachrichten, die die häufigsten Szenarien abdecken (Reaktion auf den ersten Bericht, Benachrichtigung, dass die Untersuchung läuft, Benachrichtigung, dass die Untersuchung abgeschlossen ist usw.). Ein weiterer Vorteil von standardisierten Nachrichten ist, dass Sie sicherstellen können, dass sie Ihren Richtlinien und Ihrem Messaging entsprechen.
8) Stellen Sie klar, was Hinweisgebern mitgeteilt werden kann und was nicht
Ihre Rechtsabteilung (oder eine andere Führungsstelle) hat möglicherweise besondere Vorschriften darüber, welche Informationen bezüglich der Untersuchung weitergegeben werden können und welche nicht, einschließlich der ergriffenen Disziplinarmaßnahmen. Wie auch immer Ihr Unternehmen sich entscheidet: Stellen Sie sicher, dass Ihre Ermittler und Fallmanager sich über die Regeln bezüglich der Rückmeldung an Hinweisgeber im Klaren sind. Unternehmen sollten einen einheitlichen Standard dafür festlegen, welche Informationen sie weitergeben.
9) Geben Sie Anweisungen für weitere Folgemaßnahmen und Hinweise nach Abschluss des Falls
Whistleblower sollten benachrichtigt werden, wenn eine Untersuchung abgeschlossen ist, zusammen mit allen Informationen, die Sie über den Abschluss mitteilen können. Hinweisgeber benötigen aber auch Anweisungen darüber, was zu tun ist, wenn sie zusätzliche Fragen haben, glauben, dass ihr Anliegen nicht angesprochen wurde oder sie das Gefühl haben, Vergeltungsmaßnahmen erlebt zu haben.
Auch wenn ein Hinweisgeber mit dem Ergebnis einer Untersuchung unzufrieden sein mag, ist es wichtig, deutlich zu machen, dass Sie immer noch bereit sind, zuzuhören, und wenn Vergeltungsmaßnahmen gemeldet werden, unverzüglich Maßnahmen zu ergreifen, um dem entgegenzuwirken. Diese Unterstützung wird das Engagement Ihres Unternehmens für die Schaffung einer starken Unternehmenskultur stärken.
10) Dokumentieren Sie alle Interaktionen im Zusammenhang mit Hinweisgebern in einem zentralisierten Vorfallmanagementsystem
Die Zentralisierung aller Informationen – vom ersten Vorfallsbericht bis zur abschließenden Kommunikation mit dem Whisteleblower – hat eine Vielzahl von Vorteilen. Aus der Sicht eines Whistleblowers bietet das Arbeiten innerhalb eines Vorfallmanagementsystems eine strukturiertere und übersichtlichere Erfahrung.
Aus der Sicht des Unternehmens bietet es einen vertretbaren Prüfpfad, sollte es Fragen dazu geben, wie der Fall untersucht und gelöst wurde. Ein Vorfallmanagementsystem ist auch eine wesentliche Schnittstelle, um die Kommunikation mit anonymen Reportern zu ermöglichen.
11) Verhinderung von und Umgang mit Vergeltungsmaßnahmen
Sorge vor Vergeltungsmaßnahmen ist der Hauptgrund dafür, dass Mitarbeiter Compliance-Bedenken nicht melden. Führungskräfte sollten Verhaltensweisen erkennen und vermeiden, die von Hinweisgebern als Vergeltung empfunden werden könnten – z.B. nicht in der üblichen Weise mit ihnen zu interagieren, sie von Besprechungen auszuschließen, ihnen einen unverhältnismäßig hohen Anteil an unerwünschter Arbeit zuzuweisen usw.
Überwachen Sie Ihre Arbeitsgruppe auch auf Vergeltungsmaßnahmen gegen einen Mitarbeiter, von dem Sie wissen, dass er ein Problem gemeldet hat und bei dem ein hohes Risiko für Vergeltungsmaßnahmen besteht. Am besten ist es, sich ein bis drei Monate lang monatlich bei dem Mitarbeiter zu melden und sich dann bis zu einem Jahr auf vierteljährliche Check-ins zu beschränken. Stellt ein Manager Vergeltungsmaßnahmen fest, sollte schnell gehandelt werden.
12) Verstärken Sie Ihre Kernbotschaften des Programms
Die Kommunikation mit Hinweisgebern bietet eine großartige Gelegenheit, die Compliance-Schlüsselbotschaften hervorzuheben und das Engagement Ihres Unternehmen für Ethik und Compliance weiter zu fördern. Die Aufnahme von Schlüsselsätzen und Terminologie aus dem Compliance-Messsaging in Ihre Nachbereitung zeigt, dass Ihr Unternehmen eine einheitliche Mission hat.
Beispielsweise sollte in der Kommunikation betont werden, dass eine Whistleblowerin das Richtige getan hat, indem sie sich zu Wort gemeldet hat. Die Anerkennung ihres Handelns trägt dazu bei, eine Kultur der Integrität in Ihrem Unternehmen aufrechtzuerhalten und gleichzeitig die Botschaft zu verstärken, dass Ihr Unternehmen keine Vergeltungsmaßnahmen duldet.
Unterstützen Sie Ihre Kommunikations- und Feedback-Prozesse mit Technologie
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie über die richtigen Kommunikations- und Feedback-Prozesse verfügen, damit Ihr Hinweisgebersystem ein Erfolg wird. Ein robustes Whistleblowing- und Vorfallmanagementsystem trägt dazu bei, die Eingangsquittierung zu automatisieren, den Feedback- und Dialogprozess zu rationalisieren und Vertrauen in den Whistleblowing- Verfahren am Arbeitsplatz zu stärken.