Weshalb ist ein robuster Feedback-Prozess in Whistleblowing-Verfahren wichtig?

Wenn Ihr Unternehmen über ein Whistleblowing-System verfügt, wurde dieses wahrscheinlich eingeführt, um Ihre Mitarbeiter zu schützen und es ihnen zu ermöglichen, ihre Bedenken einfach zu melden – und um Ihrem Unternehmen dabei zu helfen, Risiken zu erkennen und anzugehen.

Mitarbeiter dazu zu ermutigen, sich zu Wort zu melden, wenn sie eine Frage zu Ethik und Compliance oder Bedenken haben, verschafft Ihrem Unternehmen einen erheblichen Vorteil. Sie verfügen damit gewissermaßen über ein Frühwarnsystem, das es Ihnen ermöglicht, potenzielle Probleme anzugehen, bevor sie außer Kontrolle geraten. So wird Ihr Unternehmen besser vor Reputations-, Finanz- und Rechtsrisiken geschützt.

Ein effektives Meldesystem, das von den Mitarbeitern problemlos genutzt werden kann, erfordert eine Reihe von wichtigen Instrumenten und Compliance-Verfahren. Dazu gehören: eine zuverlässige Hotline oder Helpline oder webbasierte Berichterstattungsoptionen; ein Vorfallmanagementsystem (auch Incident Management System genannt), das die sichere und effiziente Bearbeitung von Fällen erleichtert; klare Richtlinien; strenge Untersuchungsverfahren und leitende Mitarbeiter, die sich dafür einsetzen, dass alle Mitarbeiter die ethischen Standards des Unternehmens einhalten.

Um Vertrauen und Engagement aufzubauen und letztlich den Umfang und den Wert der Berichte zu erhöhen, ist die Implementierung eines robusten Feedback- und Kommunikationsprozesses als Teil Ihres Whistleblowing-Programms von entscheidender Bedeutung.

Die Bedeutung von Feedback im Whistleblowing-Prozess

 

Personen, die einen Vorfall melden, eine Rückmeldung zu geben ist eine einfache, aber effektive Methode, um zu zeigen, dass Sie eine „Redekultur“ pflegen. Das sendet die wichtige Botschaft, dass jeder Hinweis angemessen behandelt wird.

Im Folgenden skizzieren wir sechs weitere Gründe, warum Sie einen Feedback-Prozess in Ihr Whistleblowing-Programm integrieren sollten.

1) Es unterstreicht, dass Hinweise auf Verstöße erwünscht sind

In vielen Fällen ist eine Empfangsbestätigung für eine Meldung die einfachste und wirksamste Maßnahme, die Sie ergreifen können, um diejenigen zu beruhigen, die den oft schwierigen Schritt unternommen haben, ein Anliegen vorzubringen.

Es signalisiert anderen, die möglicherweise Bedenken haben, dass Whistleblowing im Unternehmen gefördert und ernst genommen wird.

Potenzielle Hinweisgeber sind oft hin- und hergerissen zwischen dem Wunsch, das Richtige zu tun, ohne Vergeltungsmaßnahmen zu erleben, ihre Kollegen oder ihren Arbeitgeber zu hintergehen oder gar ihren Arbeitsplatz zu verlieren.

Feedback ist ein wichtiges Mittel, um Ihren Stakeholdern zu zeigen, dass Sie Menschen schätzen, die über Missstände sprechen und ihre Bedenken ernst nehmen.

2) Es kann verhindern, dass Whistleblower an die Öffentlichkeit gehen

Es sollte für jedes Unternehmen, die ihren Ruf schätzt, eine Priorität sein, Probleme intern anzuerkennen, bevor jemand beschließt, sein Anliegen an eine externe Regulierungsbehörde weiterzuleiten, in sozialen Medien zu posten oder sogar mit der Presse zu sprechen.

Es gibt viele aktuelle Beispiele von Mitarbeitern, die versucht haben, ihre Vorgesetzten vor unethischen oder illegalen Aktivitäten zu warnen, die sich aber, als ihre Bedenken ignoriert wurden, dafür entschieden, “an die Öffentlichkeit zu gehen”.
Unternehmen müssen den Eingang eines Whistleblower-Berichts bestätigen und Feedback geben, unabhängig davon, ob der Hinweis begründet ist oder nicht.

Die Eingangsbestätigung und das Feedback, das der Hinweisgeber erhält, schafft wahrscheinlich eine Verbindung und stärkt das Vertrauen des Mitarbeiters zum Whistleblowing-System.

3) Es kann zur Mitarbeiterbindung beitragen

Wenn Sie Mitarbeitern und Zulieferern das Gefühl geben, geschätzt zu werden, wird dies nicht nur dazu beitragen, eine offene Kultur in Ihrem Unternehmen aufzubauen, sondern es kann auch ihre Loyalität gegenüber diesem Unternehmen erhöhen.

Herzbergs Zwei-Faktoren-Theorie der Motivation hat gezeigt, dass sich Mitarbeiter gerne geschätzt fühlen und dies oft motivierender finden als eine finanzielle Belohnung. Herzberg fand auch heraus, dass Mitarbeiter, wenn sie Anerkennung oder das Gefühl erhalten, geschätzt zu werden, ein noch größerer Gewinn für ihr Unternehmen sein können.

Während der Hinweis eines Whistleblowers nicht immer zu einer Intervention führen muss, zeigt die Rückmeldung, dass sein Bericht untersucht wird, dass er geschätzt wird.

Wenn Sie den Mitarbeiter während des gesamten Prozesses auf dem Laufenden halten, wird Ihr Whistleblowersystem einen positiven Ruf erhalten.

4) Es kann einen „Mundpropaganda“-Effekt erzeugen 

Nach einer Studie von Nielsen vertrauen 83 % der Menschen Empfehlungen von Menschen, die sie kennen.

Wenn die Menschen von den positiven Erfahrungen eines Kollegen hören, kann dies andere dazu ermutigen, sich zu melden und unethisches Verhalten am Arbeitsplatz aufzudecken. Eine schlechte Erfahrung wird wahrscheinlich den gegenteiligen Effekt haben und Menschen davon abhalten, wichtige Informationen preiszugeben.

Wenn Sie für den Hinweisgeber eine positive Erfahrung von Anfang bis Ende konstruieren, erhöhen Sie die Chancen, dass die Nutzer als Fürsprecher für Ihr Whistleblowing-System auftreten.

5) Es fördert eine offene Kultur, die Mitarbeiter bindet 

Wenn Sie Feedback geben, werden Sie zeigen, dass Sie zuhören und dass Sie Ihre Mitarbeiter und Lieferanten wirklich schützen wollen. Dies wiederum gibt den Mitarbeitern Vertrauen in den Prozess und die Möglichkeit, unangemessenes Verhalten offener zu hinterfragen.

Der Aufbau einer positiven, ethische Kultur ist eine gute Möglichkeit, sich von Ihren Wettbewerbern abzuheben. Das erfordert zwar Einsatz und Energie, trägt aber auch dazu bei, talentierte und loyale Mitarbeiter anzuziehen und zu halten.

6) Feedback wird für viele Unternehmen zur gesetzlichen Pflicht 

Die neue EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern, die 2021 in Kraft treten wird, enthält eine Verpflichtung für Unternehmen, Whistleblower über ihre Meldung auf dem Laufenden zu halten. Dazu gehört eine Rückmeldung über die ergriffenen Folgemaßnahmen zum Whistleblower-Bericht innerhalb eines “angemessenen Zeitrahmens” von nicht mehr als drei Monaten.

In ihrer ersten Analyse der Richtlinie empfahl Transparency International auch die Hinzufügung “einer Verpflichtung, den Erhalt des Berichts eines Hinweisgebers zu bestätigen” – ein Änderungsantrag, der im endgültigen Text unter Artikel 9 angenommen wurde.

Mitgliedstaaten sind verpflichtet, die Richtlinie bis Ende 2021 in nationales Recht umzusetzen. Alle Organisationen, die von der Gesetzgebung in den einzelnen Mitgliedstaaten betroffen sind, werden verpflichtet sein, das Gesetz sofort (wenn sie mehr als 250 Angestellte haben) oder bis 2023 (wenn sie 50-249 Angestellte haben) einzuhalten.

Eckpunkte zur Kommunikation mit Whistleblowern

Während des gesamten Whistleblowing-Verfahren sollten Sie bei der Kommunikation mit Hinweisgebern die folgenden Eckpunkte beachten:

1) Machen Sie die Kommunikation hinweisgeberzentriert 

Versetzen Sie sich kurz in die Lage einer Whistleblowerin oder eines Whistleblowers. Sie sind vielleicht verärgert, haben Angst und zweifeln, ob ihr Bericht ernst genommen wird. Achten Sie deshalb auf einen einfühlsamen Ton und drücken Sie Ihre Wertschätzung für die Bereitschaft von Whistleblowern aus, sich zu melden. Sagen Sie ihnen, was die nächsten Schritte in diesem Fall sein werden und wann mit einem Update zu rechnen ist (in einigen Ländern kann dies mit einem gesetzlich vorgeschriebenen Zeitrahmen verbunden sein).

2) Schützen Sie die Vertraulichkeit 

Jeder namentlich genannte Whistleblower vertraut darauf, dass seine Identität während des Berichts- und Untersuchungsprozesses vertraulich behandelt wird. Das bedeutet, dass der Name eines Hinweisgebers nur denjenigen mitgeteilt wird, die ihn wissen müssen.

Alle an der Bearbeitung eines Berichts beteiligten Parteien sollten diese Vertraulichkeitsanforderung verstehen. Es ist wichtig, alle an einem Bericht Beteiligten, einschließlich des Whistleblowers, darüber zu informieren, dass Namen und Einzelheiten der Angelegenheit streng vertraulich behandelt werden müssen. Dieses Vertrauen zu brechen kann der Integrität der Untersuchung ernsthaft schaden und einen Verstoß gegen Datenschutzgesetze bedeuten.

3. Regelmäßige Updates bereitstellen 

Whistleblower, die darüber im Dunkeln gelassen werden, was mit ihrem Bericht geschieht, könnten ängstlich werden. Eine solche Unsicherheit bei Hinweisgebern kann zu erheblichem Stress führen, und Arbeitgeber sollten Maßnahmen ergreifen, um dies zu minimieren.

Um dem entgegenzuwirken, sollten Unternehmen in regelmäßigen Abständen mit den berichtenden Mitarbeitern kommunizieren. Software zur Verwaltung von Vorfällen wie unser EthicsPoint Incident Management System enthält eine eingebaute “Erinnerungsfunktion” – eine Aufgabenverwaltungsfunktion, die dazu beiträgt, dass die Ermittler nie einen Folgetermin verpassen. Beachten Sie, dass Ihr Unternehmen in dieser Hinsicht je nach Standort oder Branche gesetzlich vorgeschriebenen Fristen unterliegen kann.

4) Stellen Sie sicher, dass anonyme Berichterstatter die Notwendigkeit von Rückfragen verstehen 

Anonyme Whistleblower müssen sich ihrer Verantwortung für die Nachbereitung ihres Erstberichts bewusst sein, insbesondere in der ersten Woche – und verstehen, warum das wichtig ist. Wenn die Ermittler mehr Informationen benötigen, um einen Fall voranzubringen, und diese nicht erhalten können, kann die Gelegenheit, ein ernstes Problem anzugehen, vertan werden.

Sie können dazu beitragen, die Bereitschaft zum Beantworten von Rückfragen zu etablieren, bevor jemand einen Vorfall meldet, indem Sie dies zu einem Teil Ihrer Ethik- und Compliance-Schulung und Ihrer Sensibilisierungsbemühungen machen. Allerdings sollte die Notwendigkeit für Rückfragen auch in allen anonymen Meldekanälen kommuniziert werden, und zwar durch Mitteilungen in der Benutzeroberfläche für Hinweisgeber.

5) Kontaktinformationen für Ermittler/Fallmanager bereitstellen 

Unabhängig davon, ob ein Hinweisgeber sich dafür entscheidet, anonym zu bleiben, stellen viele Organisation den Namen und die Kontaktinformationen des Ermittlers und/oder des für den Fall zuständigen Managers zur Verfügung. Diese Informationen bieten eine persönliche Note und helfen Hinweisgebern zu versichern, dass jemand für die Untersuchung und die Leitung des Falles verantwortlich ist.

6. Interaktionen des Teams mit den Hinweisgebern eng koordinieren 

Stellen Sie sicher, dass alle Teams, die mit Hinweisgebern interagieren könnten – einschließlich Management, Compliance, Rechtsabteilung und Personalabteilung – einheitlich vorgehen. Eine schlechte Koordination könnte den Hinweisgebern widersprüchliche Botschaften oder Informationen vermitteln, den Ermittlungsprozess untergraben oder zum Scheitern bringen und das Vertrauen verspielen. Darüber hinaus muss unbedingt sichergestellt werden, dass die Ermittler die Fristen und Erwartungen einhalten, zu denen sie sich verpflichtet haben.

7) Erwägen Sie die Verwendung (einiger) standardisierter Nachrichten für die Kommunikation mit Hinweisgebern 

Während sie etwas weniger persönlich wirken können, kann eine standardisierte Kommunikation mit Hinweisgebern wertvolle Zeit für die Ermittler sparen.

Unternehmen, die diesen Ansatz verfolgen, erstellen in der Regel Nachrichten, die die häufigsten Szenarien abdecken (Reaktion auf den ersten Bericht, Benachrichtigung, dass die Untersuchung läuft, Benachrichtigung, dass die Untersuchung abgeschlossen ist usw.). Ein weiterer Vorteil von standardisierten Nachrichten ist, dass Sie sicherstellen können, dass sie Ihren Richtlinien und Ihrem Messaging entsprechen.

8) Stellen Sie klar, was Hinweisgebern mitgeteilt werden kann und was nicht 

Ihre Rechtsabteilung (oder eine andere Führungsstelle) hat möglicherweise besondere Vorschriften darüber, welche Informationen bezüglich der Untersuchung weitergegeben werden können und welche nicht, einschließlich der ergriffenen Disziplinarmaßnahmen. Wie auch immer Ihr Unternehmen sich entscheidet: Stellen Sie sicher, dass Ihre Ermittler und Fallmanager sich über die Regeln bezüglich der Rückmeldung an Hinweisgeber im Klaren sind. Unternehmen sollten einen einheitlichen Standard dafür festlegen, welche Informationen sie weitergeben.

9) Geben Sie Anweisungen für weitere Folgemaßnahmen und Hinweise nach Abschluss des Falls 

Whistleblower sollten benachrichtigt werden, wenn eine Untersuchung abgeschlossen ist, zusammen mit allen Informationen, die Sie über den Abschluss mitteilen können. Hinweisgeber benötigen aber auch Anweisungen darüber, was zu tun ist, wenn sie zusätzliche Fragen haben, glauben, dass ihr Anliegen nicht angesprochen wurde oder sie das Gefühl haben, Vergeltungsmaßnahmen erlebt zu haben.

Auch wenn ein Hinweisgeber mit dem Ergebnis einer Untersuchung unzufrieden sein mag, ist es wichtig, deutlich zu machen, dass Sie immer noch bereit sind, zuzuhören, und wenn Vergeltungsmaßnahmen gemeldet werden, unverzüglich Maßnahmen zu ergreifen, um dem entgegenzuwirken. Diese Unterstützung wird das Engagement Ihres Unternehmens für die Schaffung einer starken Unternehmenskultur stärken.

10) Dokumentieren Sie alle Interaktionen im Zusammenhang mit Hinweisgebern in einem zentralisierten Vorfallmanagementsystem 

Die Zentralisierung aller Informationen – vom ersten Vorfallsbericht bis zur abschließenden Kommunikation mit dem Whisteleblower – hat eine Vielzahl von Vorteilen. Aus der Sicht eines Whistleblowers bietet das Arbeiten innerhalb eines Vorfallmanagementsystems eine strukturiertere und übersichtlichere Erfahrung.

Aus der Sicht des Unternehmens bietet es einen vertretbaren Prüfpfad, sollte es Fragen dazu geben, wie der Fall untersucht und gelöst wurde. Ein Vorfallmanagementsystem ist auch eine wesentliche Schnittstelle, um die Kommunikation mit anonymen Reportern zu ermöglichen.

11) Verhinderung von und Umgang mit Vergeltungsmaßnahmen

Sorge vor Vergeltungsmaßnahmen ist der Hauptgrund dafür, dass Mitarbeiter Compliance-Bedenken nicht melden. Führungskräfte sollten Verhaltensweisen erkennen und vermeiden, die von Hinweisgebern als Vergeltung empfunden werden könnten – z.B. nicht in der üblichen Weise mit ihnen zu interagieren, sie von Besprechungen auszuschließen, ihnen einen unverhältnismäßig hohen Anteil an unerwünschter Arbeit zuzuweisen usw.

Überwachen Sie Ihre Arbeitsgruppe auch auf Vergeltungsmaßnahmen gegen einen Mitarbeiter, von dem Sie wissen, dass er ein Problem gemeldet hat und bei dem ein hohes Risiko für Vergeltungsmaßnahmen besteht. Am besten ist es, sich ein bis drei Monate lang monatlich bei dem Mitarbeiter zu melden und sich dann bis zu einem Jahr auf vierteljährliche Check-ins zu beschränken. Stellt ein Manager Vergeltungsmaßnahmen fest, sollte schnell gehandelt werden.

12) Verstärken Sie Ihre Kernbotschaften des Programms

Die Kommunikation mit Hinweisgebern bietet eine großartige Gelegenheit, die Compliance-Schlüsselbotschaften hervorzuheben und das Engagement Ihres Unternehmen für Ethik und Compliance weiter zu fördern. Die Aufnahme von Schlüsselsätzen und Terminologie aus dem Compliance-Messsaging in Ihre Nachbereitung zeigt, dass Ihr Unternehmen eine einheitliche Mission hat.

Beispielsweise sollte in der Kommunikation betont werden, dass eine Whistleblowerin das Richtige getan hat, indem sie sich zu Wort gemeldet hat. Die Anerkennung ihres Handelns trägt dazu bei, eine Kultur der Integrität in Ihrem Unternehmen aufrechtzuerhalten und gleichzeitig die Botschaft zu verstärken, dass Ihr Unternehmen keine Vergeltungsmaßnahmen duldet.

 

Unterstützen Sie Ihre Kommunikations- und Feedback-Prozesse mit Technologie

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie über die richtigen Kommunikations- und Feedback-Prozesse verfügen, damit Ihr Hinweisgebersystem ein Erfolg wird. Ein robustes Whistleblowing- und Vorfallmanagementsystem trägt dazu bei, die Eingangsquittierung zu automatisieren, den Feedback- und Dialogprozess zu rationalisieren und Vertrauen in den Whistleblowing- Verfahren am Arbeitsplatz zu stärken.