Hinweise für die Einhaltung der 

EU-Richtlinie zum Hinweisgeberschutz

Haben Sie mehr als 50 Angestellte? Dann betrifft Sie die EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern.
Holen Sie sich Tips für ihre Einhaltung.

Die EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern

Die EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern zielt darauf ab, Whistleblower in der gesamten EU zu schützen und die Meldung von Fehlverhalten am Arbeitsplatz zu fördern. Sie verpflichtet alle privaten und öffentlichen Einrichtungen ab 50 Mitarbeitern, sichere Meldewege einzurichten. Auf welche Missstände darf hingewiesen werden? Und durch wen? Finden Sie es heraus » 

Eine neue Richtlinie mit wirtschaftlichem Mehrwert

Die geschickte Auswahl von Qualifikationen, Abläufen und einem passenden Meldesystem erlaubt es Ihnen, aus unternehmensinternem Whistleblowing echten wirtschaftlichen Nutzen zu ziehen. Viele unserer Kunden führen entsprechende Systeme als Präventivmaßnahmen ein. Die einfache Tatsache, dass ein Meldeweg zur Verfügung steht, trägt bereits viel dazu bei, Fehlverhalten einzuschränken. Damit rentiert sich die Einrichtung effektiver Whistleblowing-Systeme oft ganz von allein.

Our best advice for setting up a successful whistleblowing system

 

 

 

„Wir hören es immer wieder von unseren Kunden: Hinweisgeber sind Quellen unschätzbar wertvoller, schwer zugänglicher Informationen, die Unternehmen mitunter vor schwerem Reputationsverlust und finanziellem Ruin bewahren.“

Gunilla Hadders und Karin Henriksson
Gründer von WhistleB

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Tips für die Einhaltung der EU-Richtlinie 

1. Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers

 

Was das Gesetz vorschreibt:

Die Verfahren für Meldung und Weiterverfolgung von Meldungen umfassen Kanäle für den Empfang der Berichte, die so konzipiert, eingerichtet und betrieben werden, dass die Vertraulichkeit der Identität der meldenden Person und der im Bericht genannten Dritten gewährleistet ist und nicht-autorisierten Mitarbeitern der Zugang verwehrt bleibt.


Empfehlung von WhistleB

Anonyme Kommunikation ermöglichen

–     Die Option anonymer Berichterstattung und anonymen Dialogs sind unerlässlich, damit Menschen sich trauen, Kontakt aufzunehmen. Nutzen Sie ein System, das es Ihnen erlaubt, die Anonymität eines Hinweisgebers sowohl bei der Meldung als auch im anschließenden Dialog zu gewährleisten.

–     Nutzen Sie ein System mit sicherem Fallmanagement-Tool. Es ermöglicht Ihnen, ausgewählte Mitarbeiter für den Empfang und die Bearbeitung von Meldungen zu autorisieren. 

 

2. Bearbeitungszeiträume

 

Was das Gesetz vorschreibt:

Die Verfahren für Meldung und Weiterverfolgung von Meldungen umfassen eine Empfangsbestätigung an die meldende Person innerhalb von höchstens sieben Tagen. Das Gesetz sieht außerdem eine Frist von drei Monaten ab dem Eingang einer Nachricht vor, um der meldenden Person Rückmeldung über Folgemaßnahmen zu geben.


Empfehlung von WhistleB:

Schnelle Reaktionen fördern Vertrauen

–         Stellen Sie sicher, dass Meldungen von einem geeigneten, engagierten Team entgegengenommen werden, das Hinweisgebern zeitnah Rückmeldungen gibt.

–          Empfänger von Berichten sollten unmittelbar über E-Mail und SMS informiert werden, sobald eine Meldung eingeht. Beschränken Sie die Verwendung von E-Mails jedoch auf Benachrichtigungen. Alle Meldungen von Hinweisgebern, die vertrauliche oder persönliche Daten enthalten können, sollten sicher verschlüsselt und in einem ausgewiesenen System verwaltet werden.

–          Wenn in Ihrer Organisation viele Nachrichten eingehen, sollten Sie für schnelle Reaktionen Standardnachrichten bereithalten.

 

3. Kontaktpersonen

 

Was das Gesetz vorschreibt:

Die Verfahren für Meldung und Weiterverfolgung von Meldungen umfassen die Ernennung einer unabhängigen Person oder Abteilung mit Kompetenzen zur Bearbeitung von Fällen (…), die mit der meldenden Person in Kontakt bleiben, wenn nötig zusätzliche Informationen anfordern und Rückmeldungen geben.


Empfehlung von WhistleB:

Vergewissern Sie sich, dass für die Fallbearbeitung ein angemessenes System sowie entsprechende Kompetenzen und Routinen bereit stehen

–      Bilden Sie ein Team, das so wenig wie möglich operativ tätig ist und dessen Mitglieder aus verschiedenen Abteilung des Unternehmens kommen. So stärken Sie die Integrität des Teams. Aus unserer WhistleB Kundenbefragung von 2019 geht hervor, dass das Whistleblowing-Team am häufigsten aus Mitgliedern der folgenden Abteilungen zusammengesetzt ist: Legal & Compliance, interne Revision, Ethikausschuss, sowie der Personalabteilung. Immer öfter werden auch Mitglieder des Vorstands mit einbezogen. 

–      Stellen Sie sicher, dass Sie ein System nutzen, mit dem Sie Kompetenzen je nach Fall flexibel anpassen und erweitern können. 

–      Sorgen Sie dafür, dass Ihr Kommunikationskanal es Hinweisgebern erlaubt, Fotos, Videos, Dokumente und andere Dateien zu schicken. Sie sollten automatisch von Metadaten gesäubert werden. 

 

4. Follow-up

 

Was das Gesetz vorschreibt:

Die Verfahren für Meldung und Weiterverfolgung von Meldungen umfassen Maßnahmen zur sorgfältigen Bearbeitung von Berichten durch ausgewiesene Personen oder Abteilungen, sorgfältige Bearbeitung anonymer Meldungen wo vorgesehen durch nationale Gesetzgebung, sowie Rückmeldung über diese Maßnahmen gegenüber der meldenden Person innerhalb eines angemessenen Zeitrahmen.

Empfehlung von WhistleB: 

Wählen Sie ein robustes Fallmanagement-Tool für sorgfältige Bearbeitung

–      Stellen Sie sicher, dass Ihr Hinweisgeber-System eine Bearbeitungsoberfläche enthält, die an die verfügbaren Meldewege geknüpft ist und den Dialog sowohl mit anonymen und nicht anonymen Hinweisgebern ermöglicht. Damit gewährleisten Sie eine nahtlose, rechtlich konforme und sichere Weiterverfolgung und Bearbeitung. Unserer 2019 durchgeführten WhistleB-Kundenstudie zufolge führen etwa 50% aller Meldungen zu einem Dialog mit dem Hinweisgeber.

–      Ist Ihre Organisation international tätig? In diesem Fall sollten Sie ein System wählen, das zuverlässige Unterstützung für eine Kommunikation in allen benötigten Sprachen gewährleistet. 

 

Achten Sie darauf, wie Ihr Unternehmen mit der Untersuchung von Fällen umgeht

–      Behandeln Sie interne Ermittlungen mit einem Höchstmaß an Vertraulichkeit sowie dem nötigen Respekt gegenüber sowohl Hinweisgebern als auch anderen betroffenen Personen. 

–      Etablieren Sie praktische Abläufe für verschiedene Szenarien und Ermittlungsverfahren

–      Interne Ermittlungen benötigen mitunter besondere Erfahrungen und Know-How, die bei externen Beratern eingeholt werden können. Solange die notwendigen Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden, können Meldesysteme auch vollständig durch externe Anbieter betrieben werden. 

 

5. Kommunikation & Information

 

Was das Gesetz vorschreibt:

Die Verfahren für Meldung und Weiterverfolgung von Meldungen müssen deutliche und einfach zugängliche Informationen bezüglich der Bedingungen und Abläufe für externe Meldeverfahren gegenüber zuständigen Behörden und, wenn relevant, gegenüber Institutionen, Einrichtungen, oder Agenturen der Europäischen Union umfassen.


Empfehlung von WhistleB:

Sorgen Sie für umfassende Vertraulichkeit bei internen Meldungen

Durch die Bereitstellung eines vertrauenswürdigen Whistleblowing-Systems, die Aufstellung eines geschulten Teams sowie einen gründlichen Ablauf erhöhen Sie maßgeblich die Wahrscheinlichkeit für den Erhalt interner Meldungen. Dies erlaubt es, Angelegenheiten angemessen zu begegnen und Missstände zu korrigieren. Ein robustes Meldesystem ist ein handfester Nachweis von Glaubwürdigkeit sowie ein guter Weg um zu zeigen, dass ethische Grundsätze im Unternehmen ernst genommen werden. Darüber hinaus stellt es eine besondere Versicherung dar. Mit einem internen System stellen Sie sicher, dass unangemessenes Verhalten gar nicht erst aufkommt. 

 

6. Einhaltung der DSGVO

 

Was das Gesetz vorschreibt:

Jedwede Verarbeitung von Daten muss im Einklang mit der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) geschehen. 


Empfehlung von WhistleB:

Ein System, das mit der DSGVO übereinstimmt, erleichtert Ihr Leben

–      Entscheiden Sie sich für ein System, das der DSGVO entspricht und Ihnen hilft, sie einzuhalten

–      Fall- und Benutzerprotokolle, zuverlässige Übersetzungen und das automatisierte Löschen personenbezogener Daten stellen nützliche Funktionen dar. 

–      Stellen Sie sicher, dass Sie potentielle Benutzer über Unterschiede in der nationalen Gesetzgebung informieren. 

 

7. Protokollierung

 

Was das Gesetz vorschreibt:

Behörden, private und öffentliche Einrichtungen müssen den Eingang von Meldungen in Einklang mit den Bestimmungen zur Sicherung von Vertraulichkeit protokollieren. Diese Berichte sollten nicht länger gespeichert werden als notwendig und angemessen.

Empfehlung von WhistleB:

Bearbeiten Sie Fälle in einem integrierten Hinweisgebersystem 

–      Vergewissern Sie sich, dass Sie von jedem Fall ein Benutzer- und Verlaufsprotokoll führen. Ein Hinweisgeber-System, das mit der DSGVO in Einklang steht, erledigt dies für Sie automatisch. 

–      Stellen Sie sicher, dass Ihr Hinweisgeber-System die Tilgung personenbezogener Daten nach den Richtlinien der DSGVO erlaubt.

 

Countdown für die EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern

16. April 2019

 


Verabschiedung der Richtlinie im Europäischen Parlament. Anschließend wird der Entwurf den EU-Ministern zur Zustimmung vorgelegt.

Zweite Jahreshälfte 2021

(zwei Jahre nach der Verabschiedung)

Die Richtlinie muss von den Mitgliedstaaten in nationales Recht umgesetzt werden. Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern sind verpflichtet, enthaltene Bestimmungen einzuhalten.

Zweite Jahreshälfte 2023

(zwei Jahre nach Inkrafttreten nationaler Gesetzgebung)

Alle juristischen Personen mit 50 bis 249 Mitarbeitern müssen die Bestimmungen der Richtlinie einhalten.

Wie soll Ihr Whistleblowing-System aussehen?

Interne Meldekanäle für Hinweisgeber sind wichtiger denn je. Gemäß der neuen Richtlinie sind Mitarbeiter dazu angehalten, zunächst intern Bericht zu erstatten. Sie sind jedoch auch geschützt, wenn sie sich direkt an Behörden oder Medien wenden.

Die EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern stellt an Whistleblowing-Kanäle besondere Anforderungen. Alle WhistleB-Lösungen entsprechen den gesetzlichen Anforderungen der neuen Richtlinie. Sie werden bereits von Hunderten Kunden in ganz Europa verwendet.

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