Wie man ein Hinweisgebersystem implementiert – Fallbearbeitung

In diesem dritten Teil unserer Reihe von Blogartikeln über die Implementierung eines Hinweisgebersystems befassen wir uns mit den spezifischen Aspekten bei der Bearbeitung von Whistleblowing-Fällen. Im ersten Artikel haben wir Ihnen Ratschläge gegeben, um Sie bei der Kommunikation über Whistleblowing zu unterstützen, damit Sie Vertrauen schaffen können, sich Personen so sicher fühlen, dass sie Hinweise geben, und allen klar ist, warum und wie Meldungen übermittelt werden sollten. Danach ging es im zweiten Artikel darum, die Organisation (das System ausgenommen) vorzubereiten, und wir sind auf die Zusammenstellung des richtigen Teams, die wichtigsten Verfahren und rechtliche Fragen eingegangen.

Wie bearbeiten Sie nun die Meldungen von Hinweisgebenden, die nun beginnen einzutreffen? 

1. Eingang einer Meldung

Bestätigen Sie, dass die Meldung erhalten wurde
Wenn das Team, das die Meldungen erhält, benachrichtigt wird, dass eine Nachricht eingegangen ist, sollte es bestrebt sein, sich so schnell wie möglich danach anzumelden, um den Inhalt zu überprüfen. Die Reaktionszeit ist ein entscheidender Faktor, wenn Sie möchten, dass der Bearbeitungsprozess der Whistleblowing-Fälle vertrauenswürdig erscheint – die hinweisgebende Person muss schnell erfahren, dass die Meldung eingegangen ist. Gemäß der EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern handelt es sich um eine „rechtzeitige Reaktion“, wenn der hinweisgebenden Person innerhalb von sieben Tagen eine Empfangsbestätigung für die Meldung gesendet wird. Mit einer digitalen Lösung kann dies automatisch erfolgen.

Beurteilen Sie, ob die Meldung ein Whistleblowing-Fall ist
Als Nächstes muss das Whistleblowing-Team den Inhalt beurteilen und entscheiden, ob die Meldung als Whistleblowing-Fall angenommen oder abgelehnt wird. Falls sie nicht angenommen wird, ist die optimale Vorgehensweise, die hinweisgebende Person zu informieren und sie an die korrekte zuständige Stelle zu verweisen. (Link zum vorherigen Blogartikel der Reihe). Das Whistleblowing-Team kann sich dazu entscheiden, eine Meldung abzulehnen, wenn:

• das vermeintliche Verhalten gemäß der Whistleblowing-Richtlinien der Organisation nicht meldepflichtig ist,
• die Meldung nicht in gutem Glauben oder in böswilliger Absicht erfolgt ist,
• nicht genügend Informationen für eine weitere Untersuchung vorliegen.

Delegieren Sie die Meldung und überwachen Sie sie während des gesamten Fallbearbeitungsprozesses
Wenn die Meldung als Whistleblowing-Fall weiterbearbeitet werden soll, sollte sie kategorisiert und sicher an die richtige Person oder das entsprechende Fallbearbeitungsteam delegiert werden, um weitere Maßnahmen einzuleiten. Die Fälle sollten zudem überwacht werden, um sicherzustellen, dass angemessene Fortschritte gemacht werden, sobald die Meldungen delegiert wurden.

2. Untersuchung einer Whistleblowing-Meldung 

Jede Meldung muss entsprechend der jeweiligen Situation untersucht werden, wobei Ihnen die Funktionen des Hinweisgebersystems allerdings Folgendes ermöglichen sollten:

Aufrechterhaltung der vollkommenen Sicherheit
Jegliche Kommunikation im Zusammenhang mit der Meldung muss die Anforderung der strengen Datenschutzgesetze erfüllen und die Identität der hinweisgebenden Person muss stets vertraulich behandelt werden und/oder anonym bleiben. Zur Vereinfachung des Prozesses sollten Sie die Implementierung eines Hinweisgebersystems in Betracht ziehen, das einen sicheren Austausch zwischen berechtigten Personen, eine sichere Neuzuweisung von Meldungen und einen sicheren Dialog mit Hinweisgebenden ermöglicht. Die Datenverschlüsselung während der Übertragung und Speicherung sowie die Gewährleistung, dass IP-Adressen nicht zurückverfolgt werden können, sind nur einige der Sicherheitsvorkehrungen, die im System eingebettet sein sollten.

Fordern Sie weitere Informationen von Hinweisgebenden an 
Meldungen von hinweisgebenden Personen enthalten selten alle Angaben, die benötigt werden, um eine Untersuchung einzuleiten, wenn sie eingehen. Während Ihres Whistleblowing-Prozesses sollte es Ihnen deshalb möglich sein, der Person weitere Fragen zu stellen – entweder durch eine technologische Lösung oder ein anderes solides Verfahren mit dem Sie Rückmeldung geben können. Ein Dialog schafft Vertrauen und ermöglicht es Ihnen, herauszufinden, was der Kern der gemeldeten Angelegenheit ist. Im System sollte es darum für Hinweisgebende die Möglichkeit geben, Dateien sicher hochzuladen, wenn Ihr Whistleblowing-Team Unterlagen als Beweismittel anfordert. 

Wählen Sie die richtigen Fachleute aus
Da Meldungen von Hinweisgebenden sehr unterschiedliche Sachverhalte umfassen können, ist es nicht ungewöhnlich, dass zusätzliche Fachleute benötigt werden, um den Fall ordnungsgemäß zu untersuchen. Es kann sich dabei beispielsweise um Fachleute aus den Bereichen Arbeitsrecht oder Wirtschaftskriminalität handeln, die in Ihrem Unternehmen beschäftigt sind oder aber als externe Dienstleister für sie tätig werden. Nachdem eine Meldung kategorisiert wurde, sollte es möglich sein durch die Funktionen Ihres Systems, die entsprechenden Fachleute auf sichere Weise und je nach Fall in das Team aufzunehmen.

Geben Sie der hinweisgebenden Person eine weitere Rückmeldung
Gemäß der EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern müssen Organisationen Hinweisgebenden innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung zur Weiterverfolgung der Meldung geben. Auch wenn Ihr Unternehmen nicht dem EU-Recht unterliegt, ist die optimale Vorgehensweise, sich zurückzumelden, um Vertrauen zu schaffen. Es muss jedoch ein gutes Gleichgewicht zwischen den Rechten und Pflichten der Hinweisgebenden, der Organisation und anderer beteiligter Personen (z. B. Beschuldigte) gefunden werden. Gehen Sie in dieser Situation also mit Bedacht vor. Geben Sie keine sensiblen Informationen an Hinweisgebende weiter, da dies dem Ermittlungsverfahren und der Aufklärung des Sachverhaltes abträglich sein kann. Wenn die hinweisgebende Person anonym geblieben ist, muss gegebenenfalls besonders behutsam vorgegangen werden, um auf beiden Seiten Vertrauen aufzubauen. Das System kann mit der passenden Technik helfen, einen Dialog zu ermöglichen, während die hinweisgebende Person weiterhin anonym bleibt. 

3. Meldungen ordnungsgemäß aufzeichnen, löschen und archivieren

Aufzeichnung: Sorgen Sie stets dafür, dass Sie ordnungsgemäße Aufzeichnungen führen und alle Daten entsprechend der geltenden Gesetze verarbeitet werden. Dies umfasst Aufzeichnungen über jede eingegangene Meldung und Handlung, die von den einzelnen Mitgliedern des Fallbearbeitungsteams durchgeführt wurde.

Löschung: Personenbezogene Daten in Whistleblowing-Meldungen und Unterlagen zu Untersuchungen sollten – mit Ausnahme von personenbezogenen Daten, die für rechtliche Zwecke aufbewahrt werden müssen – gelöscht werden, sobald die Untersuchungen abgeschlossen wurden 

Archivierung: In einigen Gesetzen wurde festgelegt, dass archivierte Untersuchungsunterlagen und Meldungen von Hinweisgebenden anonymisiert werden müssen. Anders gesagt: Es dürfen keine personenbezogenen Daten enthalten sein, durch die Personen direkt oder indirekt identifiziert werden könnten. 

Wenn Sie weitere praktische Ratschläge zur Implementierung eines Hinweisgebersystems möchten, empfehlen wir Ihnen einen Blick in unser leicht verständliches Handbuch zu werfen: The ABC guide for establishing a whistleblowing solution that increases customer and employee satisfaction. Laden Sie das E-Book herunter oder bestellen Sie das Buch auf Amazon oder Bokus.