Optimale Verfahrensweisen für Whistleblowing

April 20, 2021

Da es weltweit immer mehr Richtlinien für Whistleblowing gibt und eine neue Ära der Verantwortung sowie Transparenz zur gleichen Zeit beginnt, in der flexible Arbeitstrends auf dem Vormarsch sind, fragen immer mehr Führungskräfte nach optimalen Verfahrensweisen für Whistleblowing. Dies war der Hintergrund für ein kürzlich durchgeführtes Webinar, das von der Muttergesellschaft von WhistleB, NAVEX Global, veranstaltet wurde und an dem auch Jan Stappers von WhistleB teilnahm.

Mehr als 500 Personen nahmen an dem Webinar „Workplace Whistleblowing: What your board needs to know“ teil und die Quantität und Qualität der eingegangenen Fragen haben zu diesem Artikel geführt. Die Fragen reichten von der Auswahl angemessener Whistleblowing-Kanäle und dem Umgang mit Meldungen, die keine Whistleblowing-Fälle sind, bis hin zur Schaffung einer offenen Unternehmenskultur. In diesem Artikel haben wir die Fragen nach Themengebieten sortiert und dann die optimalen Verfahrensweisen für Whistleblowing genannt, die für jede Organisation, die ein effektives Whistleblowing-Programm etablieren möchte, nützlich sein werden.

Schaffung einer Vertrauenskultur, um Whistleblowerinnen und Whistleblower zu ermutigen, sich zu melden

  • Was kann eine Organisation tun, um eine höhere Anzahl von Whistleblowing-Meldungen von bekannten Quellen anstatt anonym zu erhalten? Was könnte die Ursache dafür sein, wenn eine Organisation in der Regel, mehr anonyme Meldungen erhält?

Die Angst vor Vergeltungsmaßnahmen scheint der Hauptgrund dafür zu sein, dass Personen sich dazu entscheiden, anonym zu bleiben. Wir haben festgestellt, dass Organisationen, denen es gelingt, eine Vertrauenskultur und Transparenz zu schaffen, mehr vertrauliche (anstatt anonyme) Meldungen erhalten. Eine Kultur, in der man ermutigt wird, Bedenken zu äußern, und dies auf sichere Weise tun kann, ist äußerst wirkungsvoll.

Die oberste Führungsebene muss auf Worte Taten folgen lassen: eine solide Whistleblowing-Struktur aufrechterhalten, das Melden von Fehlverhalten anerkennen und dafür sorgen, dass dieses Thema im Bewusstsein bleibt. 

Aus strategischer Sicht ist es wahrscheinlich, dass laufende Schulungen und die Schaffung eines Bewusstseins für die Unternehmenswerte das Umfeld für Whistleblowing verbessern. Dies kann durch Online-Programme oder Schulungen auf Wunsch und Kommunikation als Teil von standardmäßigen Verfahrensweisen im Personalwesen (Einführung, Einzelgespräche, Teambesprechungen) erreicht werden.

  • Ist die Nutzung von Whistleblowing-Kanälen ein Zeichen für mangelndes Vertrauen in die Protokolle der Aufbauorganisation?

Nein, ganz im Gegenteil: Internes Whistleblowing zeigt, die Beschäftigten haben Vertrauen darin, dass die Organisation die Angelegenheit anständig regelt. Es kann auf eine offenere Atmosphäre und eine gesunde Kultur innerhalb der Organisation hinweisen – andernfalls würden sich die Beschäftigten entscheiden, die Vorfälle extern zu melden oder sie öffentlich bekannt zu machen.

  • Sollte ich mir Sorgen machen, wenn wir eine sehr geringe Anzahl von Whistleblowing-Meldungen haben? 

Vielleicht ist es Ihrer Organisation gelungen, ein Umfeld zu schaffen, in dem Vorfälle, die Risiken bergen, angesprochen werden oder sich frühzeitig mit möglichen Fehlverhalten befasst wird. In jedem Fall kann es sich lohnen, in Betracht zu ziehen, Sensibilisierungsmaßnahmen, Schulungen und eine Beurteilung der Effizienz Ihrer Whistleblowing-Struktur durch Dritte durchführen zu lassen.

  • Sollten Organisationen Anreize für Whistleblowing geben?

Ja, Anreize können allerdings in vielen verschiedenen Formen geliefert werden, von denen die Anerkennung eine wichtige ist. Der hinweisgebenden Person für ihren wertvollen Beitrag zu danken, ist eine Möglichkeit, die häufig übersehen wird.

  • Haben Sie Vorschläge, wie man dazu beitragen kann, dass die Beschäftigten Whistleblowing als etwas Positives sehen?

Transparentere, ethische Organisationen sind angenehmere Arbeitsumgebungen, in denen man sich entwickeln kann. Dies wird die Mehrheit der Beschäftigten sicherlich positiv empfinden.

Sie könnten darüber nachdenken, ob Sie den Beschäftigten generell die Ergebnisse von Whistleblowing-Meldungen mitteilen möchten. Das ist ein wichtiger Aspekt, wenn man das Engagement fördern und zeigen möchte, dass man wirklich das Richtige tun will. Sie könnten dies erreichen, indem Sie anonymisierter Statistiken veröffentlichen oder die allgemeinen Maßnahmen erklären, die aufgrund einer Meldung veranlasst wurden.

Angemessene Systeme und Verfahrensweisen für Meldungen von hinweisgebenden Personen

  • Ist der normale Postweg als ein internationaler Meldekanal noch eine praktikable Möglichkeit?

Im Anbetracht des Sicherheitsrisikos, dem Risiko von Verspätungen und dem Risiko, dass der Brief verloren gehen könnte, und wenn man bedenkt, dass die Bearbeitung von Whistleblowing-Fällen Datenschutzgesetzen unterliegt, gibt es immer geringeren Spielraum für Meldesysteme, die weniger sicher sind

Wo es die Lage des Arbeitsplatzes zulässt, können die Meldungen auch persönlich abgegeben werden. Diese können dann in Ihr Fallbearbeitungssystem hochgeladen und auf die gleiche Weise nachverfolgt, bearbeitet und gemeldet werden wie Berichte, die über andere Kanäle übermittelt werden.

  • Wie sieht es mit Systemen für kleine Organisationen mit einer Größe von ca. 20 Beschäftigten aus?

Aufgrund der Tatsache, dass die Beschäftigten eng miteinander zusammenarbeiten, ist es eine Herausforderung die Vertraulichkeit und Anonymität zu gewährleisten. Eine dritte Partei zu bestimmen, die die eingehenden Meldungen beurteilt, könnte eine Lösung dafür sein. Zudem sind digitale Systeme verfügbar, die nahezu nach dem „Plug-and-Play”-Prinzip funktionieren und Gesetze zu Datensicherheit und -schutz integriert haben. Dies hilft kleineren Unternehmen dabei, die Vorgaben solcher Gesetze zu erfüllen. 

  • Gehört, Beschäftigte zu ermutigen, sich zuerst direkt an das Management zu wenden, zu den optimalen Vorgehensweisen, oder sollte man sich auf den Whistleblowing-Kanal als Meldeweg konzentrieren?

Die hinweisgebenden Personen sollten frei wählen können, welchen sie für den geeignetsten Meldekanal halten, ohne auf einen bestimmten Weg verwiesen zu werden.

  • Was spricht dafür, den Personenkreis, der Meldungen übermitteln darf, zu erweitern?

Die Erweiterung des Kreises möglicher Whistleblowerinnen und Whistleblower, um ggf. die Kundschaft, Lieferanten und ehemalige Beschäftigte, erhöht die Wahrscheinlichkeit, wertvolle Hinweise zu erhalten. Personen, die der Organisation nicht so nahestehen, sind manchmal in einer besseren Position, um eine Meldung über ein heikles Thema zu übermitteln, als Personen innerhalb der Organisation. Wenn Sie mehr Stakeholder einbeziehen, ist dies zudem eine Möglichkeit zu vermitteln, dass es Ihrem Unternehmen ernst damit ist, ethische sowie transparente Geschäfte zu machen und Fehlverhalten in der gesamten Wertschöpfungskette zu unterbinden.

Optimale Vorgehensweisen für die Fallbearbeitung im Whistleblowing und in Teams

  • Muss die Organisation der Person, die den Hinweis gegeben hat, das Ergebnis mitteilen? 

Bei internen Meldung ist es entscheidend, die Person, die die Meldung übermittelt hat, so umfassend und weit wie rechtlich möglich über die Weiterverfolgung der Meldung zu informieren, um Vertrauen in die Wirksamkeit des gesamten Systems zum Schutz von Hinweisgebenden aufzubauen. Es werden dadurch auch mit geringerer Wahrscheinlichkeit weitere unnötige Meldungen eingehen oder Vorfälle öffentlich bekannt gemacht. 

Die Person, die die Meldung gesendet hat, sollte innerhalb eines angemessenen Zeitraums über die möglichen oder getroffenen Maßnahmen in Folge ihrer Meldung sowie die Gründe für die Wahl dieser Folgemaßnahme informiert werden. Die Weiterverfolgung kann u. a. Folgendes umfassen: Verweis auf andere Kanäle oder Verfahren, die Einstellung des Verfahrens mangels ausreichender Beweise oder aus anderen Gründen, die Einleitung einer internen Untersuchung und möglicherweise deren Ergebnisse und Maßnahmen zur Behebung des angesprochenen Problems oder den Verweis auf eine externe Behörde zur weiteren Untersuchung. 

In allen Fällen sollte die Person, die den Hinweis gegeben hat, über Fortschritte und das Ergebnis der Untersuchung informiert werden. Es sollte zudem möglich sein, diese Person im Laufe der Untersuchung um weitere Informationen zu bitten, ohne dass jedoch eine Verpflichtung besteht, solche Informationen zu liefern.

(Wenn Sie Ihren Sitz in der EU haben, wird dieser Bereich bis spätestens Dezember 2021 durch die Umsetzung der EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblower in nationales Recht geregelt werden.)

  • Aber ist es nicht ein Risiko, die hinweisgebende Person über den Fortschritt des Verfahrens zu einer übermittelten Meldung zu informieren? 

Es muss in der Tat ein gutes Gleichgewicht zwischen den Rechten und Pflichten der Hinweisgebenden, der Organisation und anderer beteiligter Personen (z. B. Beschuldigte) gefunden werden. Wenn eine anonyme Meldung eingegangen ist, kann die richtige Technologie dabei helfen, einen Dialog zu ermöglichen, während die Identität der hinweisgebenden Person weiterhin anonym bleibt. Natürlich sollten keine sensiblen Informationen an Hinweisgebende weitergegeben werden, da dies dem Ermittlungsverfahren und der Aufklärung des Fehlverhaltens abträglich sein kann.

  • Ist es trotzdem erforderlich, eine anonyme Meldung sofort zu untersuchen, wenn keine konkreten Angaben gemacht werden?

Ihr Whistleblowing-Verfahren sollte Folgefragen an die hinweisgebende Person ermöglichen – entweder durch eine technologische Lösung oder ein anderes solides Feedback-Verfahren. Ein Dialog schafft Vertrauen und ermöglicht es Ihnen, zum Kern einer Meldung vorzudringen. Allerdings möchten nicht alle, die einen Vorfall melden, weitere Informationen zur Verfügung stellen. Ihre Untersuchungsstrategie sollte Situationen berücksichtigen, in denen gegebenenfalls keine weiteren Informationen von der hinweisgebenden Person verfügbar sind. 

(Wenn Sie Ihren Sitz in der EU haben, wird dieser Bereich bis spätestens Dezember 2021 durch die Umsetzung der EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblower in nationales Recht geregelt werden.)

  • Innerhalb welches Zeitraums sollte sich zurückgemeldet werden? Wie lautet hier die Empfehlung? 

Es ist jeder Organisation selbst überlassen, wie zeitnah den Meldungen nachgegangen wird. Die empfohlene Reaktionszeit hängt vom Fall sowie der Dringlichkeit für das Eingreifen auf Grundlage des gemeldeten Fehlverhaltens und der Komplexität der erforderlichen Untersuchung ab. In jedem Fall ist es empfehlenswert, Hinweisgebende darüber zu informieren, dass die Meldung bearbeitet wird. 

(Wenn Sie Ihren Sitz in der EU haben, wird dieser Bereich bis spätestens Dezember 2021 durch die Umsetzung der EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblower in nationales Recht geregelt werden.)

  • Viele Hinweisgebende liefern keine Daten, um ihre Anschuldigungen zu untermauern. Wie gehen wir mit solchen Meldungen um?

Whistleblowing-Meldungen sind selten vollständig. Es wird empfohlen, eine solide Einstufung nach Schweregrad und ein bewährtes Untersuchungsverfahren zu haben, das den Dialog und die Kommunikation mit Hinweisgebenden ermöglicht. Es ist die Pflicht der Organisation, nicht der hinweisgebenden Person, Meldungen und deren sachlichen Gehalt zu untersuchen. Denken Sie daran, dass viele Whistleblowerinnen und Whistleblower vorsichtig sind und Angst vor Vergeltungsmaßnahmen haben. Aus diesem Grund entscheiden sie sich vielleicht dazu, detaillierte Informationen zurückzuhalten, bis sie eine Rückversicherung erhalten.

  • Wie schützen wir die Identität der hinweisgebenden Person, wenn wir versuchen, Probleme zu untersuchen? 

Durch die Wahrung der Anonymität oder Vertraulichkeit für diese Personen, z. B. durch die Einrichtung sicherer Kanäle und den Einsatz von erfahrenen, unparteiischen Personen, die sich mit der Meldung befassen. 

  • Wie bringen Sie gelegentlich isolierte Teams dazu, Meldungen so zu bearbeiten, dass sich mit allen Aspekten befasst wird?

Meldungen von hinweisgebenden Personen können sehr unterschiedliche Themengebiete betreffen und Wissen aus vielen Fachgebieten erfordern. Personen zu bestimmen, die das gesamte Verfahren überwachen, ist eine gute Idee. Dies kann auch durch Dritte, beispielsweise Anwaltskanzleien, übernommen werden. In größeren Organisationen kann es auch nützlich sein, wenn das Whistleblowing-Team, aus Vertreterinnen und Vertretern verschiedener Bereiche wie Recht, Compliance, Personal, Buchhaltung, Ethik usw. besteht. 

  • Was ist, wenn ein Unternehmen für die Bearbeitung eingehender Meldungen eine Führungskraft einstellt, die nicht vertrauenswürdig ist?

Bei einer einzelnen Person kann es tatsächlich zu einem Engpass kommen. Hier ist es (wie zuvor erwähnt) nützlich, wenn ein Team aus bestimmten Personen eingesetzt wird, damit die Meldungen richtig und unabhängiger beurteilt werden können. Die Mischung aus Aufgabengebieten und Abteilungen kann die Integrität des Teams verbessern. Zu den optimalen Vorgehensweisen zählt auch, ein Eskalationsverfahren festzulegen, wenn Sie Ihr Programm einrichten, damit Ihr Team auf solche Fälle vorbereitet ist. 

  • Welchem Aufgabengebiet sollte der Whistleblowing-Prozess unterstellt werden? 

Eine Kombination aus Recht, Compliance und vielleicht Audit ist optimal. Ziehen Sie zudem bitte auch in Betracht, ein Aufsichtsgremium und einen Ethikrat zu bilden.

Optimale Vorgehensweisen für den Umgang mit Meldungen, die keine Whistleblowing-Fälle sind oder in böswilliger Absicht gemacht wurden

  • Sollten separate Beschwerdeverfahren in ein Whistleblowing-Verfahren integriert werden, oder können sie getrennt bleiben?

Dies hängt von der Art der jeweiligen Organisation ab. Es wird empfohlen, die Kategorisierung der Meldung, nicht der hinweisgebenden Person aufzubürden, sondern dies von den Fachleuten übernehmen zu lassen, die die Hinweise empfangen.

Wir empfehlen, über die strengen gesetzlichen Definitionen von Whistleblowing hinauszuschauen. Meldungen, die den Personalbereich betreffen, können beispielsweise sehr wohl ein guter Hinweis auf eine unerwünschte Arbeitskultur sein, die mit höherer Wahrscheinlichkeit zu Fehlverhalten führt. Falls solche Meldungen eingehen, ist die optimale Vorgehensweise, die Person zu benachrichtigen, die die Meldung gesendet hat, und sie je nach Situation an die zuständige Stelle/Person, zum Beispiel die Personalabteilung oder ähnliche, zu verweisen.

  • Wie können die Fallbearbeiterinnen und Fallbearbeiter tatsächliches Whistleblowing von Meldungen unterscheiden, die mit böser Absicht gemacht wurden?

Eine Meldung, die in böser Absicht gemacht wurde, ist bekanntermaßen unwahr oder vorsätzlich oder bewusst irreführend. Es ist schwierig, dies bei anonymen Hinweisgebenden festzustellen. Das Gespräch mit einer hinweisgebenden Person kann gegebenenfalls Hinweise liefern, die dabei helfen, herauszufinden, ob eine Meldung bona fide oder mala fide gemacht wurde.

Verhindern von Vergeltungsmaßnahmen gegen hinweisgebende Personen

  • Wieso werden manche Whistleblowerinnen und Whistleblower schlecht behandelt, wenn sie in oft unangenehmen Situationen sehr harte Entscheidungen treffen, und wie können wir sie effektiv schützen?

Einige Personen könnten sich durch die Meldung bedroht fühlen und deshalb Vergeltungsmaßnahmen gegen die Hinweisgebenden veranlassen.

Eine Möglichkeit, Vergeltungsmaßnahmen zu minimieren, kann darin bestehen, die hinweisgebenden Personen offen wie Heldinnen bzw. Helden zu behandeln. Das multinationale Modeunternehmen H&M hat beispielsweise den Whistleblower, der den Datenmissbrauchsskandal von Cambridge Analytica enthüllt hat, als Forschungsdirektor eingestellt.

  • Wie geht man mit möglichen Vergeltungsmaßnahmen gegen Dritte um, die Hinweise geben?

Dies sollte verurteilt und verhindert werden, da es potentielle Whistleblowerinnen und Whistleblower entmutigt. Minimieren Sie das Risiko von Vergeltungsmaßnahmen oder anderen negativen Konsequenzen für die Hinweisgebenden, indem Sie sicherstellen, dass alle bereitgestellten Informationen vertraulich bleiben.

(Wenn Sie Ihren Sitz in der EU haben, wird dieser Bereich bis spätestens Dezember 2021 durch die Umsetzung der EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblower in nationales Recht geregelt werden.)

Zum Schluss: Fragen zur EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern

  • Werden ausschließlich Betrug und Korruption als Whistleblowing-Fälle eingestuft? 

Nein, die Richtlinie umfasst alle Verstöße gegen EU-Recht. Es ist zu erwarten, dass zumindest einige Mitgliedstaaten den Umfang der Sachverhalte, die gemeldet werden können, ausweiten werden. Wir empfehlen, jedes Fehlverhalten am Arbeitsplatz als relevant zu betrachten. Es kann sich dabei um Betrug oder Korruption, Bestechung, Menschenrechtsfragen, Datenschutz und vieles mehr handeln.

  • Wenn die hinweisgebende Person nicht die Schritte in der Richtlinie befolgt und an die Öffentlichkeit geht, kann dann gerichtlich gegen sie vorgegangen werden?

In Falle eines solchen Szenarios bietet die Richtlinie dieser Person ausdrücklich Schutz. Hinweisgebende können direkt an die Öffentlichkeit gehen, wenn diese Entscheidung aus vernünftigen Gründen getroffen wurde, zum Beispiel weil sie dem internen System nicht vertrauen. Sollte dies nicht der Fall sein, könnte tatsächlich in Betracht gezogen werden, den Rechtsweg zu beschreiten. Es sollten jedoch die Risiken bedacht werden, die dies für die betroffene Organisation haben kann: Einen Hinweisgebenden zu verklagen ist eine heikle Angelegenheit.

  • Wie kann man mit der Vielfalt an Definitionen, die es in verschiedenen rechtlichen Zuständigkeitsbereichen gibt, und den unterschiedlichen Normen umgehen?

Wählen Sie Lösungen, die Ihnen ermöglichen, Einstellungen vorzunehmen, durch die Sie die rechtlichen Rahmenbedingungen verschiedener Länder einhalten können. Bei sich überschneidenden Pflichten empfehlen wir, sich an die strengsten Rahmenbedingungen zu halten. Auf diese Weise sorgen Sie dafür, dass Sie die Vorgaben aller geltenden Gesetze einhalten und Ihre Organisation zeigt ihr Engagement für ethisches Verhalten.

Wenn Sie gerne eine Aufzeichnung des Webinars ansehen möchten, können Sie dies hier tun. Sie können auch die Informationsgrafik herunterladen, auf die in diesem Webinar verwiesen wurde. Wenn Sie mehr über optimale Verfahrensweisen für Whistleblowing erfahren möchten, empfehlen wir unser leicht verständliches Handbuch herunterzuladen: „The WhistleB Handbook: The ABC guide for establishing a whistleblowing solution that increases customer and employee satisfaction“.


Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an:

Jan Tadeusz Stappers, LL.M.

Senior-Manager, Partnerschaften

jan.stappers@whistleb.com 

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