Kurze Erinnerung: Frist zur Umsetzung der Vorgaben der EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern

Nachdem ich dieses Wochenende mit einigen Personen gesprochen habe, ist mir klar geworden, dass einige Unternehmen sich erst jetzt damit beschäftigen, welche Vorgaben Sie erfüllen müssen, um die EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern einzuhalten – und es sind nun nur noch 6 Monate bis zum festgelegten Umsetzungstermin. Es ist wohl nicht so überraschend, wenn man bedenkt, dass die meisten EU-Mitgliedsstaaten ihre nationalen Interpretationen der Richtlinie erst noch veröffentlichen müssen. Sobald die einzelnen Länder jedoch in den kommenden Monaten ihre Gesetze zum Schutz von hinweisgebenden Personen veröffentlicht haben, erwarten wir, dass die Unternehmensleitungen hastig nach Whistleblowing-Lösungen suchen werden, die Richtlinien-konform, einfach und schnell einsatzbereit sind. Es ist nämlich eine der auf europäischer Ebene festgelegten Mindestanforderungen, dass betroffene Organisationen einen Whistleblowing-Kanal zur Verfügung stellen müssen. 

Welche Unternehmen werden davon betroffen sein? Wenn Ihr Unternehmen in der EU tätig ist und 250 Personen oder mehr beschäftigt, haben Sie bis zum 17. Dezember Zeit, um die Anforderungen der EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern fristgerecht zu erfüllen. Organisationen mit 50 oder mehr Beschäftigten unterliegen ebenfalls den neuen Gesetzen, aber Sie haben zwei weitere Jahre Zeit, um die Vorgaben zu erfüllen. 

Wenn Sie es wie ich vorziehen, nicht bis zur letzten Minute zu warten, um rechtliche Compliance-Fragen zu klären, ist die gute Nachricht, dass Sie jetzt mit Ihren Vorbereitungen beginnen können, auch wenn noch nicht vollkommen klar ist, wie die Whistleblowing-Gesetze Ihres Landes genau aussehen werden. Beginnen Sie damit, sich die sieben Mindestanforderungen (siehe unten) anzusehen und Lösungen zu finden, mit denen Sie diese erfüllen können. 

1. Es muss ein sicherer Kanal eingerichtet werden, über den Whistleblowing-Meldungen erhalten werden können.
2. Einer hinweisgebenden Person muss innerhalb von sieben Tagen bestätigt werden, dass Ihre Meldung eingegangen ist.
3. Es muss eine unparteiische Person oder Abteilung ausgewählt werden, die den Meldungen nachgeht.
4. Zu jeder eingegangenen Meldung müssen Aufzeichnungen geführt werden, dabei ist es unbedingt erforderlich, die Anforderungen an die Vertraulichkeit zu erfüllen.
5. Jede Meldung muss durch die ausgewählte Person oder Abteilung sorgfältig weiterverfolgt werden.
6. Der hinweisgebenden Person muss innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung zur Weiterverfolgung der Meldung gegeben werden.
7. Die gesamte Verarbeitung personenbezogener Daten muss DSGVO-konform erfolgen.

In einem Artikel im letzten April haben wir erklärt, wie die Lösung von WhistleB Organisationen hilft, diese Anforderungen zu erfüllen. 

Darüber hinaus wird in der EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern ein breites Spektrum an Personenkreisen genannt, die rechtlich geschützt sind, wenn sie Fehlverhalten melden. Hierbei sollte beachtet werden, dass dieses Spektrum weit über die Beschäftigten der Organisation hinausgeht. Sie müssen deshalb gegebenenfalls eine Lösung finden, die auch weitere Personenkreise einbezieht.

Es gibt natürlich noch wesentlich mehr, dass Sie über die Richtlinie wissen sollten. Ich möchte es diesmal jedoch bei dieser kurzen Erinnerung belassen – gerne können Sie das Ressourcen-Center von WhistleB besuchen, um weitere Informationen zu erhalten. Bereits seit die EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern vor 18 Monaten in Kraft getreten ist, geben wir unser Fachwissen in Artikeln, Präsentationen und Webinaren weiter. Die meisten dieser Ressourcen finden Sie auf unserer Website.

Wir beantworten Ihre Fragen jederzeit gerne, kontaktieren Sie uns einfach. 

Karin Henriksson, Mitbegründerin und Senior-Beraterin, WhistleB 
karin.henriksson@whistleb.com
+46 70 444 32 16