Mit dieser neuen Reihe von Artikeln möchten wir Ihnen praktische Tipps zu Hinweisgebersystemen in kleinen und mittleren Unternehmen geben. In diesem Artikel beantworten wir zunächst die folgende Frage: „Wer sollte die Berichte der Hinweisgeber erhalten?“ In den darauffolgenden Artikeln gehen wir dann unter anderem auf folgende Themen ein:

  • Worauf es bei der Einführung des Hinweisgebersystems in kleinen und mittleren Unternehmen ankommt
  • Wie Kommunikation Hinweisgeber ermutigen kann, Missstände zu melden
  • Sicherheitsaspekte

Bei der Umsetzung von Hinweisgebersystemen sind die Herausforderungen, mit denen kleine und mittlere Unternehmen konfrontiert sind, mitunter völlig unterschiedlich von denen größerer Unternehmen. Beispielsweise könnte es sein, dass die Beschäftigten in größeren Unternehmen ihren Verdacht nicht melden, falls diejenigen, die die Berichte erhalten, in der Hierarchie so weit oben stehen, dass die potentiellen Hinweisgeber nicht wissen, ob sie den Verantwortlichen vertrauen können. In kleinen und mittleren Unternehmen hingegen ist es wahrscheinlicher, dass jeder jeden kennt – oder zumindest fast. In diesem Fall ist es durchaus möglich, dass sich potentielle Hinweisgeber nicht wohl dabei fühlen, jemanden aus dem engen Kollegenkreis zu melden oder eine Person aus dem engen Kollegenkreis für die Berichte verantwortlich ist.

Was kann man in diesem Fall tun? Unabhängig von der Größe des Unternehmens, der Organisation, des KMU oder der öffentlichen Behörde liegt der erste Schritt natürlich darin, dafür zu sorgen, dass es einen anonymen Meldeweg für Hinweisgeber gibt. Damit wird das erste Hindernisse im „Prozess“ beseitigt und „Vertraulichkeit“ gewährleistet. Wer also sollte die Berichte von Hinweisgebern erhalten?

Gewünschtes Profil der Verantwortlichen für die Berichte von Hinweisgebern

Die Missstände, von denen Hinweisgeber berichten, können sehr unterschiedlich sein und umfangreiche Fälle wie Belästigung, Betrug oder Umweltkriminalität umfassen. Nur wenige Personen haben weitreichende Fachkenntnisse in allen entsprechenden Bereichen. Die Verantwortlichen, die die Berichte erhalten, müssen deshalb dazu in der Lage sein, den Inhalt des Berichts zu beurteilen und zu bestimmen, welche Fachkenntnisse erforderlich sind. Die Verantwortlichen sollten idealerweise gewisse Rechtskenntnisse haben; außerdem sollte darauf vertraut werden können, das sie mit sensiblen Informationen professionell und umsichtig umgehen.

Wo können kleine und mittlere Unternehmen Personen mit diesen Fachkenntnissen finden?

In größeren Unternehmen ist die Person, die die Berichte erhält, für gewöhnlich nicht in die operativen Geschäftstätigkeiten involviert und häufig Teil des Compliance- oder juristischen Teams. Allerdings gibt es nicht viele kleinere Unternehmen, die intern eine solche Abteilung haben. Jemanden einzustellen, der sich ausschließlich mit Hinweisgebern befasst, kann daher unnötig und kostspielig sein.

Einige der kleineren Kundinnen und Kunden von WhistleB entschieden sich deshalb dafür, externe Parteien damit zu beauftragen, Berichte von Hinweisgebern zu bearbeiten. Zu den Unternehmen, die dafür die benötigten Fähigkeiten und Dienstleistungen haben, gehören unter anderem Anwaltskanzleien, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und spezialisierte forensische Ermittlungsunternehmen. Mit dieser Art von Partnerorganisationen arbeitet WhistleB in seinem weltweiten Netzwerk zusammen.

Eine externe Partei besitzt nicht nur die erforderlichen Fähigkeiten und beschränkt die Kosten auf den tatsächlichen Bedarf, sondern bringt auch noch andere Vorteile für Hinweisgebersysteme in kleinen und mittleren Unternehmen. Einer davon ist, dass eine externe Person theoretisch unabhängiger von den Beschäftigten und dem Management des Unternehmens ist. Unter den Beschäftigten in kleineren Unternehmen schafft dies Glaubwürdigkeit und Vertrauen, dass die Anonymität von Hinweisgebern mit größerer Wahrscheinlichkeit gewahrt bleibt. Zudem wurden externe Fachkräfte speziell dafür ausgebildet, mit Berichten von Hinweisgebern korrekt umzugehen und können Managementteams bei Diskussionen, Untersuchungen und anderen Folgemaßnahmen je nach Bedarf unterstützen.

Achten Sie darauf, Hinweisgebern intern und extern Sicherheit zu bieten

Ganz gleich, ob Sie nun interne oder externe Verantwortliche für Ihr Hinweisgebersystem haben, die Identität der Hinweisgeber muss geheim und vorzugsweise während des gesamten Prozesses anonym bleiben. Dies sind entscheidende Voraussetzungen, damit Personen sich überhaupt erst ermutigt fühlen, Missstände zu melden. Zudem wird die Bereitstellung vertraulicher Meldewege durch die neue EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern bald für alle Unternehmen in der EU mit 50 oder mehr Beschäftigten rechtlich bindend. Online-Hinweisgebersysteme wie das von WhistleB ermöglichen es, diese Vorgabe der EU durch ein sicheres, nahtloses Fallmanagement zu erfüllen.

Wenn beispielsweise eine externe Partei, die Berichte von Hinweisgebern im Auftrag eines kleineren Unternehmens erhalten soll, kann dieses Unternehmen die externe Partei als anerkannten Benutzer im sicheren WhistleB-System hinzufügen, und dies mit nur wenigen Klicks. Sobald die externe Partei den Bericht beurteilt hat und eine passende interne Person auswählen möchte, um Folgemaßnahmen einzuleiten, passiert dies in demselben sicheren System. Wenn stattdessen eine interne Person den Bericht zuerst erhalten soll und dann externe Fachkräfte für das Fallmanagement einbezogen werden, geschieht dies auch auf sichere Art und Weise.

Dies ist nur eine der raffinierten Funktionen der betriebsbereiten Hinweisgeberlösung von WhistleB, die speziell auf Hinweisgebersysteme in kleinen und mittleren Unternehmen zugeschnitten ist. Mit nur ein paar Klicks kann das System entsprechend der jeweiligen Anforderungen eingerichtet und angepasst werden, damit Unternehmen auf flexible sowie sichere und professionelle Weise mit Berichten von Hinweisgebern umgehen können.

Falls Sie mehr über Hinweisgebersysteme in kleinen und mittleren Unternehmen erfahren möchten, besuchen Sie unsere Webseite oder kontaktieren Sie uns einfach.

Kontakt:
Karin Henriksson,
Gründerin und Partnerin bei WhistleB
+46 70 444 32 16
karin.henriksson@whistleb.com

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