1. POSITIVE ZIELE
Bevor sie sich mit einer der technischen Überlegungen befassen, sollten Organisationen über die Kernziele nachdenken, auf die sie ihren Dienst aufbauen wollen. Wollen Sie zum Beispiel eine offenere Kultur schaffen, bekannte Probleme angehen, das erste Element eines umfassenderen Risiko- und Compliance-Programms einführen oder etwas ganz anderes?
Selbst wenn Sie einem skeptischen internen Publikum gegenüberstehen, werden auf diese Weise positive Absichten sichtbar und bauen Vertrauen auf. Wenn die Whistleblower-Hotline jedoch lediglich als eine Pflichtübung (oder schlimmer) betrachtet wird, könnte Misstrauen entstehen und Ihre Chancen auf aussagekräftige Berichte schmälern.
Eine 2018 durchgeführte Umfrage über die Einstellung der Arbeitnehmer zur Ethik am Arbeitsplatz zeigte, dass der häufigste Grund, warum Europäer Fehlverhalten am Arbeitsplatz nicht melden, darin besteht, dass sie glauben, dass nichts dagegen unternommen wird (IBE Ethics at Work: 2018 Survey of Employees)
2. ZUGÄNGLICHKEIT
Stellen Sie sicher, dass der Kanal oder die Kanäle, die Sie anbieten, für Ihre Benutzer relevant sind.
Wenn Ihre Mitarbeiter z.B. viel außer Haus arbeiten, kann ein Telefondienst zugänglicher oder bequemer sein als eine Web-
Reporting-Plattform. Wenn Sie eine mehrsprachige Belegschaft haben, ist es wahrscheinlicher, dass Sie Berichte erhalten, wenn diese ebenfalls einen Bericht in der gewählten Sprache einreichen können.
Durch den kostenlosen Zugang zu Ihren Kanälen (z.B. gebührenfreie Telefonnummern, Webkanäle) werden auch potenzielle Hindernisse für die Berichterstattung beseitigt.
Die Notwendigkeit von Wahlmöglichkeiten und Zugänglichkeit wird durch unsere eigenen Hotline-Benchmarking-Daten untermauert, aus denen hervorgeht, dass die Hinweisgeber eine Reihe von Berichtskanälen nutzen.
3. VERFÜGBARKEIT
Ähnlich wie bei den Kanälen, die Sie anbieten, ist die Verfügbarkeit Ihres Dienstes für potenzielle Whistleblower von entscheidender Bedeutung.
Eine Whistleblower-Hotline, die nur während der Arbeitszeit zur Verfügung steht, könnte manche Menschen davon abhalten, eine Meldung zu machen. Ein 24-Stunden-Service ermöglicht es Menschen dagegen, ihr Anliegen diskret außerhalb des Arbeitsplatzes oder zu Hause vorzubringen.
Die Benutzer sollten auch auf Ihre Kanäle zugreifen können, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Das Angebot einer Reihe von Meldekanälen wird Ihnen helfen, die meisten Eventualitäten abzudecken.
4. TRANSPARENZ
Ungewissheit darüber, wer einen Bericht sehen wird und wie er untersucht wird, kann Zweifel und Misstrauen im Kopf des Reporters erzeugen. Dies kann dazu führen, dass sie ihre Bedenken für sich behalten, anstatt sie zu melden.
Obwohl Sie die Details der einzelnen Berichte nicht weitergeben können, können Sie offen darüber sprechen, wer einen Bericht erhalten/ansehen wird und wie der Untersuchungsprozess abläuft.
Die Bereitstellung von Mitarbeiterschulungen, der Austausch von Statistiken oder sogar Fallstudien, die erfolgreiche Ergebnisse hervorheben, können einen großen Beitrag zur Vertrauensbildung unter Ihren Mitarbeitern leisten.
5. SICHERHEIT
Angesichts der Sensibilität der betreffenden Informationen und der (realen und vermeintlichen) Risiken, die mit dem Melden verbunden sind, muss die Sicherheit Ihres Dienstes eine im Mittelpunkt der Planung stehen.
Unternehmen sollten Maßnahmen ergreifen, um die Identität des Whistleblowers und der Personen, die Gegenstand einer Meldung sein können, zu schützen. Dazu gehört ein eingeschränkter Zugang zu den Berichtsdaten und die sichere Übertragung der Daten im Einklang mit den einschlägigen Datenschutzvorschriften.
Wenn anonyme Berichterstatter mit den Ermittlern sprechen können (unter Wahrung ihrer Anonymität), wird dies nicht nur Vertrauen schaffen, sondern auch eine effektivere Untersuchung ermöglichen.
Die neue EU-Hinweisgeberrichtlinie besagt, dass öffentliche und private Organisationen mit 50 oder mehr Mitarbeitern sichere Meldewege anbieten müssen, welche Vertraulichkeit gewährleisten.
Dem Whistleblower die Kontrolle geben
Zugänglichkeit und Offenheit sollten Kernmerkmale eines jeden Hinweisgebersystems sein. Unserer Erfahrung nach befähigen die wirksamsten Programme ihre Nutzer und geben ihnen ein Gefühl von Vertrauen und Kontrolle über das Verfahren.
Es ist jedoch wichtig zu erkennen, dass jede Organisation mit ihren eigenen spezifischen Herausforderungen konfrontiert sein wird. Bevor Sie einen neuen Dienst einrichten oder Ihr bestehendes Angebot aktualisieren, sollten Sie versuchen, Rückmeldungen von Personen einzuholen, die Ihren Dienst nutzen möchten. Zum Beispiel:
- Was hindert sie daran, Verstöße zu melden?
- Wissen sie, wie sie ein Anliegen vorbringen können?
- Sind sie zuversichtlich, dass etwas dagegen unternommen würde?
Durch die Kombination der Ergebnisse einer Nutzerbefragung mit einem Best-Practice-Ansatz können Sie sich darauf verlassen, dass Ihr Service Ihre Mitarbeiter bevollmächtigt sowie aussagekräftige Informationen liefert, die Ihnen helfen, Ihre Mitarbeiter, Ihren Ruf und Ihre Unternehmensgewinne zu schützen.