Praktyczne spojrzenie na projekt nowelizacji ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronioneZdaniem resortu sprawiedliwości rozwiązania przyjęte w funkcjonującej już w Polsce od kilkunastu lat ustawie o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych, powołanej w celu przeciwdziałania poważnej przestępczości gospodarczej i skarbowej, w tym także o charakterze korupcyjnym, cechuje znikoma efektywność. Aby skuteczniej walczyć z popełnianymi przez przedsiębiorców nadużyciami Ministerstwo Sprawiedliwości przygotowało projekt nowelizacji obowiązujących przepisów, przewidujący m.in. znaczne zaostrzenie kar, rozszerzenie katalogu czynów zabronionych objętych ustawą czy też objęcie parasolem ochronnym sygnalistów.

Swoimi spostrzeżeniami na ten temat dzieli się z WhistleB Agata Kowalczyk-Borek, Ekspert ds. Compliance w PwC Polska.

 

Projekt przewiduje m.in. obowiązek wdrożenia skutecznych rozwiązań w zakresie wykrywania i zapobiegania popełnianiu czynów zabronionych, w tym m.in. korupcji i praniu pieniędzy. Czy regulacja tłumaczy jednak z jakich elementów powinno się składać takie rozwiązanie, aby było “skuteczne”?

Regulacja ta, podobnie jak opublikowana z końcem 2017 r. propozycja ustawy o jawności życia publicznego, nie wyjaśnia precyzyjnie co należy rozumieć pod tak ogólnymi pojęciami jak „skuteczność” czy też „należyta staranność”. Mimo, iż przy ostatecznej ocenie mogą one nawet wyłączyć odpowiedzialność firmy.

Zgodnie bowiem z art. 6 ust. 3 projektu omawianej nowelizacji przedsiębiorca nie odpowie za zawinione zdarzenie, jeśli wykaże, że wszystkie obowiązane organy i osoby uprawnione do działania w jego imieniu lub interesie, zachowały należytą staranność wymaganą w danych okolicznościach wynikających ze specyfiki jego działalności oraz z nadzoru nad nią. Przy czym to na przedsiębiorcy będzie spoczywał ciężar udowodnienia dochowania tejże staranności.

“…istotne jest, aby przedsiębiorcy implementowali wewnątrz swoich struktur efektywne, niepozorne rozwiązania, gwarantujące możliwość wczesnego reagowania i wyciągania stosownych konsekwencji.”

Jak wskazano w uzasadnieniu projektu ustawy „staranność” rozumiana być powinna jako zapobiegliwość, rzetelność, konsekwencja. Co to jednak w praktyce oznacza? Na tym etapie jeszcze nie wiadomo. Brak jednoznacznej, ostrej definicji, prowadzący do rozbieżności interpretacyjnych, budzić może zasadny niepokój. Tym bardziej, że odpowiedzialne za ocenę staranności podejmowanych działań organy dokonywać jej będą post factum, według własnej uznaniowości i w oparciu o niejednolite, przynajmniej w początkowej fazie obowiązywania przepisów, kryteria.

Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorcom brak narzędzi pozwalających pozostawać zgodnymi z projektowanymi wymogami. W pierwszej kolejności na pewno powinni oni rozpocząć, z odpowiednim wyprzedzeniem, identyfikację obszarów swojej działalności szczególnie narażonych na ryzyko wystąpienia nieprawidłowości, a następnie wdrożyć skuteczne mechanizmy prewencyjne. Jest to istotne również z tego względu, że analiza dojrzałości organizacyjnej pod kątem odpowiedniego zabezpieczenia przed wystąpieniem nadużyć znajduje swoje uzasadnienie w różnych regulacjach, chociażby wspomnianym projekcie ustawy o jawności życia publicznego, nowelizacji ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu oraz innych, podjętych przez Polskę zobowiązań międzynarodowych.

 

Jakie działania zatem powinni podjąć przedsiębiorcy, by wprowadzone przez nich mechanizmy okazały się jak najbardziej efektywne?

W pierwszej kolejności warto by firmy opracowały, bądź zaktualizowały, dostosowaną do specyfiki ich działalności mapę ryzyk, wdrożyły spójne z nią regulacje wewnętrzne, dotyczące m.in. informowania o zaobserwowanych nieprawidłowościach, konfliktu interesów, zasad postępowania oraz wytycznych z zakresu przyjmowania prezentów i korzyści, a także położyły nacisk na weryfikację kontrahentów, w tym monitorowanie realizowanych z nimi transakcji.

Wśród niezbędnych do podjęcia działań należy również wymienić wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za nadzór nad przestrzeganiem zasad compliance, czyli pozostawanie w zgodności z przepisami prawa, normami etycznymi oraz standardami i dobrymi praktykami rynkowymi. Przypisanie tych czynności odrębnej, dedykowanej funkcji, pozwoli ujednolicić wykładnię przyjętych rozwiązań, jednoznacznie określi odpowiedzialność za ich przestrzeganie oraz wzmocni poczucie bezpieczeństwa wśród pracowników.

Do istotnych narzędzi budujących zaufanie oraz zabezpieczających firmę przed nadużyciami należy  także wdrożenie oraz obsługa kanałów anonimowego informowania o nieprawidłowościach, w oparciu o dedykowaną procedurę dotyczącą postępowań wyjaśniających w sprawie odbieranych zgłoszeń oraz zagwarantowanie sygnalistom odpowiedniej ochrony przed wyciąganiem wobec nich negatywnych konsekwencji. Działanie takie wynika zresztą wprost z projektu nowelizacji ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych, która za niewypełnienie powyższych wymogów przewiduje dotkliwe kary.

Dodatkowo niebagatelne znaczenie mają również inicjatywy informacyjno – edukacyjne, przeprowadzane w formie warsztatów, zakończonych testami wiedzy, szkoleń oraz ogólnofirmowych kampanii.  Co istotne – wszelkie te czynności powinny być odpowiednio dokumentowane, cyklicznie audytowane bądź kontrolowane oraz w określony sposób raportowane.

 

Jakie kary grożą przedsiębiorcom za niewdrożenie projektowanych wymogów?

Mimo iż rozwiązania przyjęte w funkcjonującej obecnie ustawie o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych zakładają możliwość nałożenia sankcji finansowej do 5 milionów złotych, w praktyce sądy w zasadzie nie orzekają w tej górnej granicy. Co więcej, kary te są każdorazowo ograniczone do poziomu 3% przychodu osiągniętego przez firmę w roku obrotowym, w którym popełniono przestępstwo będące podstawą odpowiedzialności podmiotu zbiorowego. Dodatkowo obecna ustawa nie odnosi się do kwestii wcześniejszego otrzymania przez przedsiębiorcę zgłoszenia dotyczącego podejrzenia popełnienia czynu zabronionego.

Ma to ulec zmianie. Proponowane limity kwotowe kar sięgną 30 milionów złotych. Górna granica może być jednak zwiększona dwukrotnie, jeśli przedsiębiorca nie przeprowadzi postępowania wyjaśniającego w sprawie dokonanego zgłoszenia i nie usunie stwierdzonych w jego ramach nieprawidłowości lub naruszeń. Oznacza to, że niewdrożenie rozwiązań mających na celu przeciwdziałanie istotnym zagrożeniom prowadzącym do popełnienia czynu zabronionego, w tym brak wytycznych i procedur określających zasady działania przy stwierdzeniu nieprawidłowości i w rezultacie zignorowanie otrzymanych sygnałów o odnotowanych nadużyciach, może skutkować sankcją nawet do 60 milionów złotych!

Dodatkowo projektodawca nie dość, że uniezależnił wysokość sankcji od poziomu przychodów danej firmy, to również rozszerzył katalog pozostałych kar, przewidując m.in. rozwiązanie albo likwidację podmiotu, przepadek mienia, zakaz prowadzenia działalności gospodarczej określonego rodzaju lub ubiegania się o zamówienia publiczne. Ponadto, co stanowi bardzo istotną zmianę, brak obecnie konieczności uprzedniego skazania osoby fizycznej jako warunku odpowiedzialności podmiotu zbiorowego.

Biorąc pod uwagę powyższe, zarówno w odniesieniu do wysokości przewidzianych kar, jak i w związku z położeniem nacisku na podejmowanie działań prewencyjnych, tak istotne jest, aby przedsiębiorcy implementowali wewnątrz swoich struktur efektywne, niepozorne rozwiązania, gwarantujące możliwość wczesnego reagowania i wyciągania stosownych konsekwencji.

Dla poparcia tej tezy warto się w tym miejscu odnieść również do przeprowadzonego w 2018r. przez PwC badania przestępczości gospodarczej („Kto i jak okrada polskie firmy?”), z którego wynika, że ponad połowa rodzimych przedsiębiorców w ciągu ostatnich dwóch lat padła ofiarą nadużyć, a aż 43% z nich poniosło z tego tytułu ogromne straty. Większość ze stwierdzonych nieprawidłowości popełnionych zostało przez osoby z wewnątrz firmy. To samo badanie wykazuje również, że aż 45% wykrytych nadużyć zostało ujawnionych dzięki zgłoszeniom sygnalistów . W tym kontekście wyraźnie widać jak niebagatelna jest rola osób dokonujących zgłoszeń i systemów, dzięki którym mogą oni sygnalizować zaobserwowane nieprawidłowości bez obawy o negatywne reperkusje, zarówno ze strony współpracowników jak i organów zarządzających firmy.

 

Więcej informacji na temat nowelizacji ustawy można znaleźć pod adresem:

https://www.pwc.pl/pl/artykuly/nowosci-podatkowe/2018/2018-06-07-projekt-nowelizacji-ustawy-odpowiedzialnosci-podmiotow-zbiorowych-za-czyny-zabronione.html

Więcej informacji o systemie WhistleB znajduje się na stronie:

https://whistleb.com/whistleblowing-system/system-whistleblowing/